Förvaringen av handlingar som ska förvaras under viss tid eller länge (över 10 år) inom arbetspensionssystemet sker på arkivbildarens eget ansvar. Också när det gäller handlingar som ska förvaras varaktigt ligger förvaringsansvaret hos organisationen antingen så länge tills handlingarna överförs till arkivverket eller, om handlingarna inte överförs till arkivverket, för evigt. Enligt 8 § i arkivlagen är det arkivverket som bestämmer vilka handlingar och uppgifter i handlingar som ska förvaras varaktigt.

Arkivverket utfärdar inte längre årligen ett beslut om arkivbeständiga material och metoder men har på sin webbplats en förteckning över alla godkända, arkivbeständiga produkter som anmälts till verket.

Papper

Handlingar i pappersform som ska förvaras under viss tid

Organisationen kan förvara uppgifter i handlingar som ska förvaras under viss tid med vilken metod som helst utan tillstånd från arkivverket.

Handlingar i pappersform som ska förvaras varaktigt

För handlingar som ska förvaras varaktigt ska användas papper som uppfyller de krav som ställs på arkivpapper i standarden SFS 5453:1988. Vid upprättandet av handlingar som ska förvaras varaktigt ska dessutom användas skrivmaterial, färgämnen, kopieringsmaskiner och andra skrivare som har konstaterats uppfylla de kvalitetskrav som ställs på långvarig förvaring av handlingar.

Mikrofilm

Handlingar som ska förvaras under viss tid på mikrofilm

Organisationen kan förvara uppgifter i handlingar som ska förvaras under viss tid med vilken metod som helst utan tillstånd från arkivverket

Handlingar som ska förvaras varaktigt på mikrofilm

Material i original som ska förvaras varaktigt får inte utgallras utan tillstånd från arkivverket. Anvisningar om tillståndsansökan finns i arkivverkets föreskrift 222/40/2005, 15.6.2005.

Det finns både internationella ISO-standarder och finländska SFS-standarder om mikrofilmning. Vid mikrofilmning ska en säkerhetsfilm framställas. Med säkerhetsfilm avses en film som ska ersätta originalversioner av pappershandlingar eller datamaterial i elektronisk form. Bilderna på mikrofilmen ska kvalitetsmässigt ersätta originalinformationen. Säkerhetsfilmen ska dessutom framställas så att den innehåller alla de identifikations- och sökelement som behövs för att man ska kunna hitta handlingen och informationen på filmen.

Säkerhetsfilmen är ett förvaringsexemplar som inte får användas för något annat än framställning av kopior. Vid läsning av mikrofilmer används endast brukskopior som framställs av säkerhetsfilmerna och de separata masterfilmerna (andra generationens filmer).

Enligt vad man vet i dag antas en framkallad silvergelatinfilm hålla i åtminstone 100 år om den förvaras under sådana förhållanden som är lämpliga för förvaring av mikrofilm.

Elektroniska lagringsmedier

Handlingar som ska förvaras under viss tid på elektroniska lagringsmedier

Organisationen kan förvara uppgifter i handlingar som ska förvaras under viss tid i elektronisk form utan tillstånd från arkivverket.

Vid långvarig förvaring av handlingar (i mer än 10 år) ska det beaktas att handlingarna ska hållas användbara på samma sätt som i fråga om handlingar som ska förvaras varaktigt.

Handlingar som ska förvaras varaktigt

Uppgifter kan förvaras i enbart elektronisk form endast med tillstånd från arkivverket.

Genom elektronisk arkivering blir handlingarna mer användbara och tillgängliga. Det förekommer dock vissa problem som hänför sig till den varaktiga förvaringen av elektroniska handlingar.

Vid förvaringen av material i elektronisk form bör man sträva efter att säkerställa tre aspekter:

  • fysisk förvaring
  • användbarhet och
  • integritet.

Vid planeringen av den datatekniska miljön ska särskilt följande beaktas:

  • standardnivån på programmen och utrustningen
  • tillämpningarnas allmänna förekomst samt
  • leverantörernas tillförlitlighet.

 

Migration är för närvarande den allmännaste metoden för långtidsarkivering av uppgifter. Metoden går ut på att uppgifterna överförs från ett datasystem som förlorat eller kommer att förlora sin användbarhet till ett nytt datasystem.

I arkivverkets bestämmelse SÄHKE2 beskrivs de filformat som Riksarkivet förutsätter för material som överförs till arkivverket för varaktig förvaring. Fastän arbetspensionsbolagen inte har någon skyldighet att överlåta material till riksarkivet, är SÄHKE2-bestämmelsern den enda riktgivande anvisningen för långvarig elektronisk arkivering av handlingar inom statsförvaltningen.

Optisk skiva

Handlingar som ska förvaras under viss tid på optisk skiva

Organisationen kan förvara uppgifter i handlingar som ska förvaras under viss tid i elektronisk form utan tillstånd från arkivverket.

Av de optiska datamedierna är CD-R (Compact Disc Recordable) och DVD-R (Digital Versatile Disc Recordable) lämpliga datamedier för information som ska förvaras för en längre tid (mer än 10 år).

Handlingar som ska förvaras varaktigt på optisk skiva

Uppgifter kan förvaras i enbart optisk form endast med tillstånd från arkivverket. (KA 1486/40/2005, 20.12.2005). Arkivverket fattar på framställning av arkivbildaren beslut om varaktig förvaring av material i elektronisk form från fall till fall. Om tillstånd erhållits från arkivverket ska materialet lagras i två exemplar till exempel på olika optiska skivor. Exemplaren ska förvaras på två olika fysiska ställen. På grund av lagringsmediernas mekaniska, kemiska och magnetiska erosion ska materialet kopieras på nytt med 5 års mellanrum.

Av de optiska datamedierna är CD-R (Compact Disc Recordable) och DVD-R (Digital Versatile Disc Recordable) lämpliga datamedier. För optiska skivor utlovas ingen lång förvaringstid. Det blir också problematiskt att efter flera decennier hitta sådana anordningar och program som kan läsa gamla optiska skivor. Statens tekniska forskningscentral har undersökt förvaringskapaciteten för cd-rom-skivor och uppskattat den till 3–25 år beroende på skivans egenskaper.

De optiska skivorna måste alltså ”fräschas upp” med jämna mellanrum och i något skede måste också migration utföras, om det är meningen att uppgifterna ska förvaras långvarigt.

Magnetband

Handlingar som ska förvaras under viss tid på magnetband

En organisation kan förvara uppgifter i handlingar som ska förvaras under en viss tid i elektronisk form utan tillstånd från arkivverket

Handlingar som ska förvaras varaktigt på magnetband

Uppgifter kan förvaras enbart på magnetband endast med tillstånd från arkivverket.  Arkivverket fattar på framställning av arkivbildaren beslut om varaktig förvaring av material i elektronisk form från fall till fall. Om tillstånd erhållits från arkivverket ska materialet lagras i två exemplar till exempel på olika magnetband. Exemplaren ska förvaras på två olika fysiska ställen. På grund av lagringsmediernas mekaniska, kemiska och magnetiska erosion ska materialet kopieras på nytt med fem års mellanrum.

Hårdskiva och diskett

Handlingar som ska förvaras under viss tid på hårdskiva och diskett

Hårdskivor och disketter kan användas som lagringsmedier för mycket kortvarig förvaring (mindre än 5 år). En organisation kan förvara uppgifter i handlingar som ska förvaras en viss tid i elektronisk form utan tillstånd från arkivverket.

Om handlingar förvaras på hårdskivor är det särskilt viktigt att säkerhetskopiera hårdskivorna när skivornas kapacitet ökar. När en hårdskiva går sönder eller it-systemet har problem kan det hända att en stor mängd information förstörs. Säkerhetskopiering behövs också med tanke på att filer kan raderas.

Hårdskivornas tillförlitlighet vid långvarig arkivering kan dock betydligt förbättras genom s.k. RAID-teknik, vilket innebär att samma information sparas flera gånger.

Säkerhetskopiering kan göras med hjälp av bandaggregat, WORM-, CD-R- och MO-skivstationer och andra utbytbara skivor. Behovet av säkerhetskopiering påverkar valet av utrustningen.

Vid långvarig arkivering (mer än 10 år) måste man beaktar lagringsmediets, säkerhetskopieringsmediets, förmåga att förvara information i årtionden. Se också punkten Datasäkerheten i informationssystem.

Handlingar som ska förvaras varaktigt på hårdskiva och diskett

Hårdskivor och disketter lämpar sig inte för varaktig förvaring av data.

Datasäkerheten i informationssystem

Finansministeriet har 1.12.2004 gett en anvisning om datasäkerheten för de centrala informationssystemen inom statsförvaltningen. Anvisningen har sammanställts av ledningsgruppen för datasäkerhet inom statsförvaltningen (VAHTI). Denna anvisning kan i tillämpliga delar iakttas också inom arbetspensionssystemet. Anvisningen finns på Finansministeriets webbplats.

Syftet med anvisningen är att underlätta utvecklingen av datasäkerheten för statens centrala informationssystem och identifieringen av specialfrågor i anknytning till dessa system. Anvisningen innehåller nyttig information för ägarna till de centrala systemen, tekniska experter och datateknikleverantörer. I anvisningen redogörs bland annat för vilka utrymmeskrav som ställs på informationssystemen.

Arkivutrymmen

Arkivverket har med stöd av  i arkivlagen gett en ny föreskrift om arkivutrymmen 1.2.2013. Föreskriften gäller arkivbildarnas förvaringsplatser för när- och slutarkiv, som är avsedda för arkivmaterial som ska förvaras varaktigt. Det rekommenderas att föreskriften tillämpas också på förvaringsplatser som är avsedda för material som ska förvaras en viss tid. Föreskriften har publicerats på arkivverkets webbsidor. Föreskriften kan i tillämpliga delar iakttas också inom arbetspensionssystemet.

Förvaringsutrymmen för handlingar som ska förvaras länge (mer än 10 år) eller varaktigt ska vara säkra och funktionellt ändamålsenliga. Handlingarna ska förvaras skyddade mot eldsvåda, vatten och för hög fuktighet, ljus och luftföroreningar, skadegörelse, tillgrepp, obehörig åtkomst samt i undantagsförhållanden.

Arkivutrymmena ska placeras på ett sådant sätt i byggnaden att de handlingar som där förvaras är så bra skyddade som möjligt mot alla olägenheter.

Brandsäkerhet

Elinstallationerna i arkivutrymmena ska utföras enligt föreskrifterna om brandfarliga utrymmen. Det rekommenderas att inga elektriska anordningar, såsom kopieringsmaskiner, används i utrymmena. Primärsläckningsutrustning ska finnas i omedelbar närhet.

Skydd mot vatten och fukt

Arkivutrymmena ska vara fria från vatten- och avloppsledningar, eller åtminstone ska dessa isoleras noggrant.

Förvaringsförhållanden

Temperaturen och den relativa fuktigheten i arkivutrymmena ska hållas så jämn som möjligt; temperaturen ska ligga mellan 18 och 22 grader och den relativa fuktigheten mellan 45 och 60 procent. I mån av möjlighet bör inget annat än handlingar förvaras i arkivutrymmet.

Krav på arkivutrymmen för elektroniska lagringsmedier (t.ex. optiska skivor, magnetband)

Material i elektronisk form som ska förvaras varaktigt eller långvarigt kräver stabila förvaringsförhållanden. Temperaturen i förvaringsutrymmet ska ligga mellan 18 och 20 grader och den relativa luftfuktigheten mellan 30 och 45 procent. Inluften ska vara renad. Arkivutrymmena för material som ska förvaras varaktigt ska också till övriga delar vara förenliga med arkivverkets föreskrifter.

Krav på arkivutrymmen för mikrofilmer

Säkerhetsfilmen för mikrofilmer ska förvaras i ett separat arkivutrymme. Förhållandena i utrymmet ska vara så stabila som möjligt; den relativa fuktigheten ska ligga mellan 30 och 40 procent och temperaturen mellan 16 och 18 grader. Diazokopior, dvs. bruksfilmer, kan förvaras i normala kontorsförhållanden i skydd för ljus.