Pensionsanstalterna och Pensionsskyddscentralen är skyldiga att förvara handlingar som hänför sig till ordnandet av pensionsskydd eller till ett pensionsärende. Arbetspensionsutdrag är inte sådana handlingar som pensionsanstalterna eller Pensionsskyddscentralen ska förvara.
Hur förvaringstiden för handlingar bestäms
Om en handling ska förvaras på flera grunder än en, ska den förvaras tills förvaringstiden enligt varje grund har gått ut.
Exempel: Hur förvaringstiden för handlingar bestäms
Om en handling som gäller försäkring också anknyter till ett familjepensionsärende, bestäms förvaringstiden för handlingen enligt de förvaringstider som behövs för familjepensionsärendet, om förvaringstiden på det sättet blir längre.
Förvaringstiden för handlingar som behövs för försäkringen
Handlingar som behövs för försäkringen, skötseln av försäkringen och fastställandet av arbetspensionsförsäkringsavgiften ska efter försäkringens giltighetstid förvaras det år då försäkringen avslutats och 10 kalenderår efter det år då försäkringen avslutats.
Förvaringstiden för handlingar beräknas från den tidpunkt då försäkringen upphört att gälla.
Handlingar som behövs för försäkringen och skötseln av försäkringen är bl.a.
- försäkringsansökan
- försäkringsbrev och försäkringsavtal
- meddelande om uppsägning av försäkringen, överföring av försäkringen eller handlingar som jämställs med meddelande om uppsägning eller överföring
- beslut om företagares arbetsinkomst och ansökningar om ändring av arbetsinkomsten
- Pensionsskyddscentralens beslut om tvångsförsäkring
- handlingar som gäller ägarförhållandena inom arbetsgivarens eller företagarens företagsverksamhet
- löneuppgifter och skatteuppgifter
- övriga handlingar som behövs för försäkringen och skötseln av försäkringen.
Handlingar som behövs för fastställande av arbetspensionsförsäkringsavgiften är bl.a.
- handlingar som gäller försäkringsavgiftskalkyler och -grunder
- handlingar som gäller arbetstagarnas löneuppgifter
Förvaringstiden för handlingar som behövs för indrivning av försäkringsavgifter
Handlingar som behövs för indrivningen av försäkringsavgifter ska förvaras så länge som indrivningen pågår, det år då indrivningen avslutats och 5 kalenderår efter det år då indrivningen avslutats.
Förvaringstiden för handlingar som behövs för indrivningen av försäkringsavgifter beräknas från den tidpunkt då indrivningen avslutats.
Om obetalda FöPL- eller LFöPL-avgifter kvittas mot pension som betalas till företagaren, anses indrivningen ha avslutats i samband med kvittningen.
Indrivningen kan avslutas frivilligt redan innan försäkringsavgiften har preskriberats. Då beräknas förvaringstiden för handlingar från beslutet att avsluta indrivningen och inte från preskriptionstidens utgång.
Förvaringstiden för handlingar som gäller pensions- och rehabiliteringsärenden och utbetalning av pension
Handlingar som gäller pensions- och rehabiliteringsärenden och utbetalning av pension ska förvaras under den försäkrades livstid och efter det under den försäkrades dödsår och 5 kalenderår efter dödsåret.
Förvaringstiden för handlingarna beräknas från den försäkrades död.
Handlingar som behövs för pensions- och rehabiliteringsärenden är bl.a.
- ansökan
- läkarutlåtanden och ställningstaganden
- rehabiliteringsplan
- övriga handlingar som gäller arbets- eller funktionsförmågan och rehabiliteringsmöjligheterna
- uppgifterna om övriga utbetalda eller förvägrade sociala förmåner
- handlingar som behövs för beviljande, handläggning och utbetalning av pension eller rehabiliteringsförmån
Handlingar som behövs för utbetalning av pension är bl.a.
- uppgifter om förskottsinnehållning av skatt
- myndigheters och försäkringsanstalters meddelanden om förbud att utbetala förmåner
- regresshandlingar
- utsökningsmyndigheters meddelanden om förbud mot utbetalning och ändringar av förbud mot utbetalning
- beslut och kalkyl
Förvaringstiden för handlingar som gäller familjepension
Handlingar som gäller familjepension ska förvaras under den tid som familjepensionen betalats och efter det under det år då utbetalningen avslutats och 5 kalenderår efter det år då utbetalningen avslutats.
Förvaringstiden för handlingar beräknas i regel från den tidpunkt då utbetalningen av familjepension till den sista förmånstagaren upphört.
Det är möjligt att familjepension inte återstår att betala t.ex. på grund av minskning av efterlevandepensionen. Enligt arkivverkets rekommendation ska förvaringstidens sluttidpunkt beräknas från det att ärendet slutgiltigt avslutats. Därför beräknas förvaringstiden från den tidpunkt då rätten till familjepension upphör i sådana fall där rätten till pension fortfarande är i kraft men utbetalningen av pension har upphört.
Handlingar som behövs för familjepension är bl.a.
- handlingar som behövs för beviljande, handläggning och utbetalning av familjepensionen
- beslut och kalkyl
Förvaringstiden för handlingar som gäller besvärsärenden
Handlingar som gäller besvärsärenden ska förvaras i 50 år sedan handlingarna returnerats från besvärsinstansen, om förvaringstiden inte blir längre på grund av förvaringstiderna för handlingar som behövs för försäkringen, indrivningen av försäkringsavgifter, pensions- eller rehabiliteringsärenden eller familjepensionsärenden.
Förvaringstiden för handlingarna beräknas från den tidpunkt då de kommer tillbaka till pensionsanstalten eller Pensionsskyddscentralen från besvärsinstansen (besvärsnämnden för arbetspensionsärenden eller försäkringsdomstolen).
Förvaringstiden för övriga handlingar som samlats vid skötseln av offentliga uppdrag
Inom arbetspensionssystemet sköts enligt lag också andra offentliga uppgifter än de som hänför sig till försäkring och handläggning av pensionsärenden, såsom
- forskning och utveckling
- statistik
- ansvarsfördelning.
Vid skötseln av dessa uppgifter uppstår handlingar som omfattas av offentlighetslagen, såsom olika slag av utredningar och forskningsresultat.
Arkivbildaren ska bestämma förvaringstiden för handlingarna, om arkivverket inte har bestämt att de ska förvaras varaktigt och de inte ingår i
- handlingar som behövs för försäkringen eller besvärshandlingar
- handlingar som behövs för indrivning av försäkringsavgifter eller besvärshandlingar
- handlingar som behövs för pensions- eller rehabiliteringsärenden eller besvärshandlingar
- handlingar som behövs för familjepensionsärenden eller besvärshandlingar.