Sekretess, tystnadsplikt och sekretessbelagda handlingar

Sekretessplikt och sekretessbelagda handlingar

Till den del som pensionsanstalterna och Pensionsskyddscentralen utövar offentlig makt tillämpar de i regel lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999; offentlighetslagen), som är en allmän lag, på handlingars offentlighet och offentlighet i fråga om verksamheten. Även då det inte är frågan om offentlig maktutövning, tillämpas offentlighetslagens bestämmelser om sekretess av pensionsanstalten och Pensionsskyddscentralen på ärenden som har att göra med verkställigheten av arbetspensionsskyddet. 

Sekretess, tystnadsplikt och förbud mot utnyttjande av information 

Sekretessplikt enligt offentlighetslagen omfattar 

• skyldighet att iaktta sekretess 

• tystnadsplikt 
• förbud mot utnyttjande av information

Skyldighet att iaktta sekretess

Skyldighet att iaktta sekretess innebär att det är förbjudet att åt en utomstående person visa eller överlämna en handling som omfattas av sekretessplikt, en kopia eller en utskrift av handlingen eller på annat sätt göra handlingen tillgänglig via tekniska användarrättigheter. 

Med utomstående avses personer som inte har som uppgift att handlägga ärendet. Med att förete en handling avses inte enbart att handlingen har företetts någon aktivt. Handlingssekretess förutsätter också att man ser till att sekretessbelagda handlingar inte lämnas synliga för utomstående. 

Sekretessplikten innebär också skyldighet att hemlighålla det faktum att en sekretessbelagd handling existerar, om blotta kännedomen om en sådan handling kan röja en omständighet som måste hemlighållas.

Tystnadsplikt

Tystnadsplikt innebär ett förbud mot att avslöja en handling eller dess innehåll genom att berätta om det för en utomstående. Tystnadsplikten gäller även oregistrerade eller oskrivna uppgifter, som skulle vara sekretessbelagda om de ingick i en handling. 

För att bevara tystnadsplikten är det också viktigt att se till att inte utomstående ens i misstag kommer åt eller råkar höra någon tala om sekretessbelagda uppgifter. 

Även dataskyddslagen innehåller en bestämmelse om tystnadsplikt. Enligt bestämmelsen får en person som under behandlingen av någon annans personuppgifter fått veta något om den andra personens egenskaper, personliga angelägenheter, ekonomiska position eller affärshemligheter, inte obehörigen yttra denna information för utomstående eller utnyttja dem för att gynna sig själv eller någon annan eller för att skada någon annan. 

Förbud mot utnyttjande av information 

Förbud mot utnyttjande av information betyder att det är förbjudet att använda information som omfattas av sekretessplikt för att gynna sig själv eller för att gynna eller skada någon annan. Sådana uppgifter får inte användas, även om det inte skulle leda till att den sekretessbelagda uppgiften samtidigt avslöjas för utomstående. 

Dataskyddsförordningens särskilda kategorier av personuppgifter 

Enligt EU:s dataskyddsförordning är behandling av personuppgifter från särskilda personuppgiftskategorier (känsliga personuppgifter) förbjuden. Sådana uppgifter är 

• ras eller etniskt ursprung 

• politiska åsikter 
• religiös eller filosofisk övertygelse 
• medlemskap i fackförbund 
• genetiska eller biometriska uppgifter för identifiering av personen  
• hälsorelaterade uppgifter eller 

• sexuell läggning eller beteende 

Uppgifterna får inte behandlas om den personuppgiftsansvarige saknar behandlingsgrund. Det är i regel möjligt att behandla uppgifter ur arbetspensionssystemet då behandlingen är nödvändig för att personuppgiftsansvariges eller den registrerades förpliktelser eller specialrättigheter ska följas då det gäller arbetsrätt, social trygghet och socialt skydd, till den mån det tillåts av lagstiftningen.

Sekretessbelagda handlingar enligt offentlighetslagen 

Handlingar som är sekretessbelagda enligt offentlighetslagen är bland annat handlingar som innehåller uppgifter om enskilda personers hälsotillstånd, ekonomiska ställning samt andra handlingar som rör uppgifter om personliga omständigheter:

Uppgifter om en persons hälsotillstånd

Med uppgifter om hälsotillstånd avses alla uppgifter som gäller en persons fysiska eller psykiska hälsa, alltså inte enbart ett läkarutlåtande eller en diagnos. Enbart information om sjukledighet, invalidpension eller rehabilitering räknas inte som känsliga personuppgifter om hälsotillstånd, men som personuppgifter om arbetstagaren. 

Uppgifter om personliga angelägenheter

Med personliga omständigheter avses, till exempel uppgifter om en persons levnadsvanor, intressen, religiösa eller politiska åsikter, familjeliv, familjeförhållanden eller pensionsansökan.

Uppgifter om ekonomisk ställning

Med ekonomisk ställning avses en privatpersons ekonomi i sin helhet. Sekretessbelagda uppgifter är t.ex. uppgifter om en försäkrad persons lön eller totala förmögenhet. Sekretessbelagda uppgifter är också alla uppgifter om en persons pension, såsom pensionsrätt, pensionsbelopp och pensionsgrundande arbetsinkomster.

Information som omfattas av affärshemlighet

En affärshemlighet kan vara vilken omständighet som helst i samband med ett företags affärsrörelse som gäller ekonomi, teknik eller know-how. Med yrkeshemlighet avses närmast hemligheter som har med yrkesskicklighet att göra. Det väsentliga i sammanhanget är att uppgifterna är av en viss kvalitet och att företaget vill hålla dem hemliga och inte vill att de offentliggörs (uppgifterna har till exempel inte publicerats i årsredovisningen eller på Internet). 

Enligt offentlighetslagen är uppgifter om privata affärshemligheter sekretessbelagda. Dessutom är uppgifter sekretessbelagda när de gäller någon annan motsvarande omständighet som har samband med privat näringsverksamhet under förutsättningen att utlämnande av dem skulle medföra ekonomisk skada för näringsidkaren. 

Även ärenden som omfattas av pensionsanstaltens affärshemlighet ska hemlighållas. 

Information om mottagande av socialvård

Med information om mottagande av socialvård avses bland annat information om rör en kund hos socialvården, förmåner, stödåtgärder eller tjänster som denne erhåller från socialvården. 

Dataskyddsförordningen och offentlighetslagen

Information som klassas som känslig enligt dataskyddsförordningen och information som är sekretessbelagd enligt offentlighetslagen är inte alltid samma information. Enligt förordningen får känslig information inte behandlas eller till exempel lämnas ut, om behandlingsgrund saknas. 

Information om mottagande av socialvård är alltså sekretessbelagd enligt offentlighetslagen, men den klassas inte som känslig enligt dataskyddsförordningen.

Dataskyddsförordningen och offentlighetslagen

Information som klassas som känslig enligt dataskyddsförordningen och information som är sekretessbelagd enligt offentlighetslagen är inte alltid samma information. Enligt förordningen får känslig information inte behandlas eller till exempel lämnas ut, om behandlingsgrund saknas. 

Information om mottagande av socialvård är alltså sekretessbelagd enligt offentlighetslagen, men den klassas inte som känslig enligt dataskyddsförordningen.

Sekretessbelagda handlingar och uppgifter om arbetspensionsbranschen

De handlingar som behandlas i arbetspensionssystemet då arbetspensionslagstiftning tillämpas är i huvudsak sekretessbelagda. 

Sekretessbelagda handlingar eller information är till exempel 

• Beslut om pension, arbetsinkomst, tvångsförsäkring, sito-beslut mm. samt handlingar och uppgifter som hänför sig till dem.  
• Tillämpningsutlåtanden och handlingar och uppgifter som hänför sig till dem 
• Handlingar och uppgifter som hänför sig till debitering och indrivning av försäkringsavgifter.  

• Handlingar och uppgifter som hänför sig till registrering av frivilliga tilläggsförmåner.  
• Uppgifter ur inkomst- och arbetsgivarregistret. 

Sekretessbelagd information som härrör sig till utförandet av offentligt uppdrag kan till exempel vara handlingar eller uppgifter som fåtts genom rådgivning av kunder. 

Uppgifter om arbetsgivarens ekonomiska ställning 

I arbetspensionslagstiftningen om den privata sektorn finns en föreskrift, enligt vilken arbetspensionslagarna för den privata sektorn att sådana handlingar och uppgifter som hänför sig till verkställandet av arbetspensionslagarna och som gäller arbetsgivarens ekonomiska ställning ska vara sekretessbelagda. 

Enligt en särskild bestämmelse i arbetspensionslagarna för den privata sektorn är sekretessplikten i fråga om uppgifter som gäller en arbetsgivare eller företagares ekonomiska ställning inte beroende av om avslöjandet av uppgifterna medför skada. 

Arbetsgivarens affärs- och yrkeshemlighet kan anses omfatta uppgifter om i vilken pensionsanstalt och på vilket sätt arbetsgivaren har ordnat pensionsskyddet för de anställda. Information om försäkringens giltighetstid är inte sekretessbelagd. 

Pensionsanstaltens rätt att lämna ut uppgifter om arbetsgivarnas försäkringar påverkas inte av att arbetsgivaren är skyldig att hålla information framme på arbetsplatsen om i vilken pensionsanstalt arbetsgivaren har ordnat pensionsskyddet för sina anställda. Men uppgifter om försäkringen kan emellertid lämnas ut t.ex. till en annan pensionsanstalt, när uppgifterna behövs för att sköta de lagstadgade uppgifterna. 

Uppgifter om hos vilken pensionsanstalt och med vilken inkomst en företagare har försäkrat sin företagsverksamhet omfattas också av arbetspensionslagstiftningens särskilda föreskrift.