Beslutets form och innehåll vid behandling av arbetspensionsärenden

Enligt 21 § i grundlagen har var och en har rätt att få sin sak behandlad av en myndighet som är behörig enligt lag. Myndigheter är alltså tvungna att meddela beslut i förvaltningsärenden. Det innebär att myndigheten är skyldig att behandla alla ärenden som hör till dess behörighetsområde och som på ett behörigt sätt har blivit anhängiga hos myndigheten.

Ett beslut är ett avgörande i ett förvaltningsärende. Av det framgår myndighetens avgörande inklusive motivering och det innebär att behandlingen av ärendet avslutas. Beslut är också förhandsavgöranden som har meddelats på särskild ansökan.

Beslut meddelas skriftligt

Ett förvaltningsbeslut ska ges skriftligen.

Beslut kan också ges muntligen, om det är nödvändigt för att ärendet är brådskande. Inom arbetspensionssystemet utfärdas besluten dock alltid skriftligen

På vilket språk meddelas beslutet?

Beslutet utfärdas på det språk (finska eller svenska) som det har begärts i ansökan eller på vilket ansökan har gjorts.

Om det finns flera parter i ett ärende och de har använt olika språk, utfärdas beslutet till varje part på det språk som parten använt.

LPA och FPA är skyldiga att utfärda beslut också på samiska.

Interimistiskt beslut

Pensionsanstalten kan meddela ett interimistiskt beslut om beviljande av pension för den tid som behandlingen av ärendet pågår tills ett slutligt beslut har getts i saken.

Pensionsanstalten har ingen skyldighet att meddela interimistiska beslut, utan kan från fall till fall överväga om det är motiverat att meddela ett interimistiskt beslut.

Mera

Ändring får inte sökas i det interimistiska beslutet. 

Det interimistiska beslutet ska innehålla uppgift om att pensionsanstalten meddelar det slutliga överklagbara beslutet när  den har mottagit den utredning som saknas.

Mera

1.4 Automatiskt beslut

Ett avgörande som avslutar behandlingen av ett ärende kan träffas automatiserat utan att avgörandet granskas och godkänns av en fysisk person, om de lagstadgade förutsättningarna för det finns. Automatiserat avgörande av ett ärende förutsätter följande:

• i ärendet ingår inte omständigheter som förutsätter prövning från fall till fall eller de i ärendet ingående omständigheter som förutsätter prövning från fall till fall har bedömts av den som handlägger ärendet (t.ex. bedömning av arbetsförmåga)
• avgörandet av ärendet grundas på behandlingsregler avsedda att styra automatisk databehandling enligt tillämplig lag och förhandsprövning som en fysisk person på förhand har utarbetat (det är inte tillåtet att använda s.k. självlärande AI-tekniker som grundar sig på sannolikhetstänkande)
• kriterierna för införande och användning av automatiserade beslutsförfaranden i 6 a kap. i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) uppfylls och
• den fysiska person som avgörandet avser avgiftsfritt till alla delar får begära omprövning av avgörandet genom en omprövningsbegäran enligt 7 a kap. eller ett jämförbart rättsmedel som behandlas hos den myndighet som har fattat beslutet, om det genom det automatiserade avgörandet inte godkänns en parts yrkande, som inte rör någon annan part. I arbetspensionsärenden avser detta självrättelse enligt arbetspensionslagarna. Rättelse av fel är däremot inte ett rättsmedel som jämställs med begäran om omprövning som avses här.

En begäran om omprövning eller ett jämförbart rättsmedel får inte avgöras automatiserat, om det inte finns särskilda bestämmelser om det i speciallagstiftning. Däremot kan ett ärende som gäller ett fel i ett beslut avgöras automatiserat om det finns förutsättningar för det.

Automatiserat avgörande och förutsättningarna för det gäller i princip avgöranden som avslutar behandlingen av ett ärende både när de meddelas till fysiska personer och när de meddelas till juridiska personer. I bestämmelserna ställs det inga krav på användningen av automatisering som hjälp i de övriga faserna i behandlingen av ett ärende, såsom utredningen av ärendet eller hörande.

Om ett ärende har avgjorts automatiserat ska det framgå av beslutet. Av beslutet ska det också framgå var beslutet om införande som avses i 28 d § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen finns att tillgå. Dessutom ska kunderna informeras om automatiserat avgörande av ärenden, grunderna för att använda det automatiserade beslutsförfarandet och andra uppgifter som är centrala med avseende på kundens rättigheter. Uppgifterna ska offentliggöras på myndighetens webbplats.

Av ett skriftligt beslut ska tydligt framgå:

• den myndighet som har fattat beslutet
• tidpunkten för beslutet
• hur beslutet har delgivits
• de parter som beslutet direkt gäller (namn räcker)
• avgörandet, dvs. en specificerad uppgift om vad en part är berättigad eller förpliktad till eller hur ärendet annars har avgjorts
• motiveringen för beslutet
• namn och kontaktuppgifter för den person av vilken en part vid behov kan begära ytterligare uppgifter om beslutet (en persons namn behöver dock inte anges om ärendet har avgjorts automatiserat.)
• underskrift och namnförtydligande
• att ärendet har avgjorts automatiserat, om så är fallet
• uppgift om var beslutet om införande enligt 28 d § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen finns att tillgå, om ärendet har avgjorts automatiserat .

Hur avgörandet av ärendet framgår av beslutet

Av beslutet ska parten få klarhet i

• vad hen har beviljats,
• vad hen får göra
• vad hen åläggs att göra
• vad hen därför bör göra.

Hur noggrant beslutet ska specificeras beror på ärendets natur. Utgångspunkten är att parten genom beslutet får veta hur myndigheten avser att ordna det som den har avgjort genom beslutet.

Ett beslut ska vara begripligt (tydlighetskravet)

Ett beslut ska vara begripligt. Av beslutet ska avgörandet framgå logiskt och språkligt begripligt och entydigt. Begripligheten bedöms ur partens synvinkel.

Faktorer som främjar beslutets begriplighet är bl.a.

• användning av allmänspråk
• tydliga satskonstruktioner
• undvikande av uttryck som lämnar utrymme för tolkning.

Namn och kontaktinformation för närmare upplysningar

I beslutet ska uppges

• vem som fattat beslutet eller någon annan person som har deltagit i avgörandet av ärendet
• telefonnummer (direkt) till den som fattat beslutet eller någon annan person som har deltagit i avgörandet av ärendet.

Om flera personer har deltagit i avgörandet av ärendet, kan en av dem nämnas i beslutet.

Om ärendet har avgjorts automatiserat, anges inte namnet på en person som lämnar tilläggsuppgifter. I beslutet ska det dock ges kontaktinformation om vart parten kan vända sig för att få tilläggsuppgifter vid behov.

Underskrift och namnförtydligande i beslutet

God förvaltning förutsätter att beslutet undertecknas. Beslutet kan undertecknas

• för hand
• maskinellt
• med elektronisk signatur.

Underskriften ska också innehålla ett namnförtydligande.

Underskriften kan göras maskinellt, om beslutet meddelas i form av en datorutskrift eller en annars åtminstone delvis färdigtryckt handling.

Om beslutshandlingen undertecknas elektroniskt ska handlingen undertecknas med en avancerad elektronisk underskrift eller på ett annat sätt som gör att handlingens ursprunglighet och integritet går att säkra. Med ursprunglighet avses att undertecknarens identitet framgår och med integritet avses att handlingen inte ändrats på något sätt

När giltighetstiden för myndighetens elektroniska signatur i en beslutshandling löpt ut har en part rätt att på begäran avgiftsfritt få en kopia av beslutshandlingen.

Besvärsanvisning ska alltid fogas till ett beslut som får överklagas genom besvär.

Vad ska nämnas i besvärsanvisningen?

I besvärsanvisningen ska nämnas

• besvärsmyndigheten, hos vilken ändring söks
• den myndighet till vilken besvärsskriften ska lämnas in (även besöks- och postadress)
• besvärstiden och från vilken tidpunkt den räknas
• kontaktinformation för besvär i elektronisk form, om det är möjligt att överklaga på detta sätt.

Om besvärsskriften kan lämnas in hos flera alternativa myndigheter, ska alla dessa nämnas i besvärsanvisningen.

I besvärsanvisningen ska det redogöras för de krav som ställs på

• innehållet i besvärsskriften
• bilagorna till besvärsskriften och
• frambefordrandet av besvären
• avgifter som tas ut för handläggningen av besvären (gäller inte beslut som överklagas hos Besvärsnämnden för arbetspensionsärenden).

Redogörelsen för innehållet i och bilagorna till besvärsskriften betyder att det i besvärsskriften nämns det som enligt 15 § i lagen om rättegång i förvaltningsärenden ska anges i en besvärsskrift och de dokument som enligt 16 § i lagen om rättegång i förvaltningsärenden ska fogas till besvären.

I besvärsanvisningen ska det också anges om det enligt särskilda bestämmelser ska anges något annat i besvärsskriften.

Hur gör man om besvärsrätten är begränsad?

Om ett beslut får överklagas endast delvis, ska begränsningen av besvärsrätten anges klart i beslutet. I övriga delar är beslutet överklagbart och en besvärsanvisning fogas till beslutet.

Hur gör man, om det är förbjudet att överklaga beslutet eller beslutet inte är överklagbart?

I beslutet ska anges den bestämmelse enligt vilket beslutet inte är överklagbart, om

• det enligt en särskild bestämmelse är förbjudet att anföra besvär
• beslutet inte är överklagbart.

Med ett överklagbart beslut avses en åtgärd varigenom ett ärende har avgjorts eller lämnats utan prövning. Således är ett beslut inte överklagbart, om det inte innehåller ett avgörande av ärendet.

Till ett beslut som inte får överklagas fogas ingen besvärsanvisning.

Rättelse av besvärsanvisning

Myndigheten ska ge en ny lagenlig besvärsanvisning i följande fall

• ingen besvärsanvisning har givits
• beslutet innehåller felaktig information om att det inte får överklagas genom besvär.

Utgångspunkten är att myndigheten rättar felet på eget initiativ, när felet i fråga om givande av besvärsanvisning eller besvärsanvisningens innehåll kan leda till att en part inte vet om sin rätt att överklaga. I sådana situationer ska den nya besvärsanvisningen i princip också ges efter den lagstadgade besvärstiden.

Om besvärsanvisningen är felaktig, ska myndigheten ge en ny besvärsanvisning, om detta begärs inom den i besvärsanvisningen nämnda eller den föreskrivna besvärstiden.

Besvärsanvisningen delges genom att man delger beslutet med besvärsanvisningen på nytt enligt samma procedur som vid delgivning av det ursprungliga beslutet och besvärsanvisningen. Besvärstiden börjar löpa från den tidpunkt då den nya besvärsanvisningen har delgivits.

Om en part trots att besvärsanvisningen saknats eller varit felaktig har sökt ändring, behöver en ny besvärsanvisning i princip inte ges.

Med tanke på partens rättsskydd är det viktigt att beslutet motiveras.

Enligt grundlagen har individen lagstadgad rätt att få motiverade beslut.

Hur ska ett beslut motiveras?

Ett beslut ska motiveras och följande faktorer ska anges i motiveringen:

• vilka omständigheter och utredningar som har påverkat avgörandet
• de omständigheter som huvudsakligen påverkat prövningen av ärendet och de slutsatser som dragits utifrån dessa omständigheter, om pensionsanstalten avslår förmånsansökan helt eller delvis och beslutet till centrala delar grundar sig på medicinska omständigheter
• tillämpade bestämmelser.

Beslutet ska alltså motiveras med faktamotiv och det ska anges vilken rättslig betydelse de har tillskrivits. Som fakta kan endast omständigheter som omedelbart stöder beslutets slutresultat anges.

Av ett avslag i huvudsak baserat på medicinska omständigheter ska det framgå alla följande:

• hur helhetsbedömningen av nedsättningen av sökandens arbetsförmåga och sökandens återstående förmåga att förvärva inkomster har gjorts
• varför man kommit fram till ett visst slutresultat
• pensionsanstaltens sakkunnigläkares bedömning.

Pensionsanstaltens sakkunnigläkares bedömning är ett led i den övergripande prövningen av förmånsärendet och denna bedömning ska därför framgå av pensionsanstaltens beslut.

I motiven ska dessutom anges de rättsliga grunder som avgörandet bygger på. Bestämmelsernas centrala innebörd kan framställas antingen genom att skriva in lagrummet i motiveringen eller genom en fritt formulerad förklaring. En tydlig och konsekvent framställning av bestämmelserna kan kräva att man redogör för dem.

En huvudregel är också att myndigheten yttrar sig om sökandens alla yrkanden i beslutet. Bevisprövningen behöver dock inte motiveras, och därför behöver det i beslutet inte anges varför ett visst omtvistat ärende har ansetts ha en viss innebörd. Om t.ex. två personers vittnesbörd om en anställning inte är tillräckligt för att bevisa att anställningsförhållandet existerar, räcker det att i beslutet nämna att det inte finns tillräckliga bevis på anställningsförhållandet.

Motiveringen ingår antingen i den egentliga beslutsdelen eller i en bilaga, t.ex. en kalkyl. En sådan bilaga kan betraktas som en fast del av förvaltningsbeslutet, även om det är fråga om en formellt sett separat handling.

Motiveringen ska vara tillräckligt tydlig och detaljerad, så att sökanden förstår vilken beslutsfattarens ståndpunkt i ärendet är och på vilken grund avgörandet har träffats. Tillbörlig och tydlig motivering ökar förtroendet för innehållet i avgörandena och minskar onödigt ändringssökande.

God förvaltningssed förutsätter att motiveringen av ett beslut vid behov förklaras för en part även efter att beslutet har getts. Detta får dock inte ersätta motiveringen i det egentliga beslutet, utan närmast komplettera den. Målet är att det egentliga beslutet motiveras så tydligt och begripligt att det inte uppstår behov av att förklara saken efteråt.

Motiveringen anges i beslutsdelen eller bilagorna

Motiveringen anges i den egentliga beslutsdelen eller i en bilaga, t.ex. en kalkyl. En sådan bilaga kan betraktas som en fast del av förvaltningsbeslutet, även om det formellt är fråga om en separat handling.

När behöver ett beslut inte motiveras?

Motiveringen i beslutet kan utelämnas om ett viktigt allmänt eller enskilt intresse förutsätter att beslutet meddelas omedelbart, och det inte handlar om ett avslag eller partiellt avslag i huvudsak baserat på medicinska omständigheter. Motivering kan inte utelämnas enbart av den orsaken att en motivering av beslutet avsevärt skulle fördröja beslutsfattandet. När man överväger att lämna bort motiveringen bör man eftersträva att beakta olika intressen i ärendet på ett rättvist sätt.

Beslutet behöver inte heller motiveras när ett yrkande som inte gäller någon annan part godkänns genom beslutet och ingen annan har rätt att söka ändring i beslutet. I fråga om positiva beslut räcker det med att man hänvisar till lagen och de bestämmelser som beslutet grundar sig på.

Dessutom kan motivering utelämnas när motivering av någon annan särskild orsak är uppenbart onödig, och det inte handlar om ett avslag eller partiellt avslag i huvudsak baserat på medicinska omständigheter. Huruvida motivering är onödig ska bedömas från fall till fall med hänsyn till partens rättsskydd och behov av information.

Om beslutet innebär en väsentlig ändring av vedertagen praxis, ska motivering dock ges även i ovan avsedda situationer.