Pensionsanstaltens och Pensionsskyddscentralens rätt att utlämna sekretessbelagda uppgifter

Utlämnande av uppgifter till registeransvariga som bedriver kreditupplysningsverksamhet

Pensionsanstalterna och Pensionsskyddscentralen har rätt att till registeransvariga som bedriver kreditupplysningsverksamhet lämna ut uppgifter om obetalda utmätningsbara skulder för arbetspensionsförsäkringsavgifter.

 

Utlämnande av uppgifter till livförsäkringsbolag

Livförsäkringsbolagen behöver arbetspensionsuppgifter vid skötseln av tilläggspensionsförsäkringar, i samband med handläggningen av ersättningsärenden och vid försäljningen av försäkringar. Uppgifterna behövs bl.a. för bestämning av försäkringsavgifter och för offerter.

Ett tilläggspensionsskydd kan bestå av

• en individuell försäkring som en person tecknar själv eller
• en kollektiv tilläggspensionsförsäkring av socialskyddskaraktär som arbetsgivaren tecknar s.k. grupptilläggspensionsförsäkring.

Kollektiv tilläggspensionsförsäkring som arbetsgivaren ordnar

Arbetsgivarna kan ordna fritt formade kollektiva tilläggspensionsförsäkringar för sina arbetstagare. De kollektiva tilläggspensionsförsäkringarna sköts av livförsäkringsbolag, pensionskassor och pensionsstiftelser.
Rätten att ge uppgifter för en kollektiv tilläggspensionsförsäkring varierar beroende på om det är fråga om

• skötsel av gällande tilläggspensionsskydd
• ändring av gällande tilläggspensionsskydd
• ordnande av helt nytt tilläggspensionsskydd.

Skötsel av gällande tilläggspensionsskydd

För skötseln av gällande tilläggspensionsskydd har pensionsanstalterna och Pensionsskyddscentralen rätt att till livförsäkringsbolag, pensionskassor och pensionsstiftelser lämna ut uppgifter utan arbetstagarens samtycke. Den som sköter ett tilläggspensionsskydd behöver bl.a.

• namn, adresser och personbeteckningar för att kunna informera de försäkrade om tilläggspensionsskyddets belopp och villkor
• uppgifter om beloppen på de försäkrades pensioner och om de faktorer som påverkar pensionsbeloppet
• uppgifter om de försäkrades anställningar och parallella anställningar och företagarperioder
• uppgifter om arbetstagarens inkomster
• uppgifter om anställningar och företagarverksamhet som har upphört
• uppgifter om de pensioner som har tjänats in med stöd av anställningar och företagarverksamhet som har upphört.

Ändringar i gällande tilläggspensionsskydd

När en arbetsgivare ber olika livförsäkringsbolag om offerter på ordnande av ett tilläggspensionsskydd som ska ersätta ett tidigare tilläggspensionsskydd behöver livförsäkringsbolagen uppgifter om de försäkrade.
Arbetspensionsanstalterna och Pensionsskyddscentralen kan inte lämna ut uppgifter till det offertgivande bolaget utan samtycke från de personer som berörs.
Om samtycke inte begärs, kan livförsäkringsbolaget ge sin offert med hjälp av vissa ospecificerade uppgifter. Pensionsanstalterna och Pensionsskyddscentralen kan utan de berörda personernas samtycke till ett offertgivande livförsäkringsbolag lämna ut ospecificerade uppgifter med stöd av vilka personerna inte kan identifieras, såsom

• arbetstagarnas könsfördelning
• födelsetider med en månads noggrannhet
• anställningarnas begynnelsetidpunkter
• pensionsgrundande löner
• pensionsålder
• tilläggspensionens målpension
• redan intjänad tilläggspension.

Den som utses att ordna tilläggspensionsskyddet ska räkna ut det exakta beloppet på försäkringsavgiften. För att kunna räkna ut det exakta beloppet på försäkringsavgiften behöver livförsäkringsbolaget för varje person som försäkras detaljerade uppgifter om både pågående och tidigare anställningar.
När det är fråga om att ersätta och fortsätta ett tidigare tilläggspensionsskydd kan den nya försäkringsgivaren kontakta Pensionsskyddscentralen, eftersom försäkringsgivaren inte kan veta hos vilka arbetspensionsanstalter denna borde höra sig för om de försäkrades arbetspensionsskydd. Pensionsskyddscentralen kan utan arbetsgivarnas samtycke till det nya livförsäkringsbolaget lämna ut bl.a.

• namn, adresser och personbeteckningar för de arbetstagare som försäkras
• uppgifter om pensionsbeloppen och om de faktorer som påverkar pensionsbeloppet
• uppgifter om anställningar och parallella anställningar och företagarperioder för de arbetstagare som försäkras
• uppgifter om inkomst i anställningarna
• uppgifter om anställningar och företagarverksamhet som har upphört
• pensionsuppgifter om anställningar och företagarverksamhet som har upphört.

För att individuella uppgifter ska kunna lämnas ut utan respektive arbetstagares samtycke ska den nya tilläggspensionsförsäkringsgivaren för Pensionsskyddscentralen lägga fram en utredning om att det är fråga om att ersätta och fortsätta ett tidigare tilläggspensionsskydd.

De individuella uppgifterna lämnas ut av Pensionsskyddscentralen eller den berörda pensionsanstalten.
Om tilläggspensionsskyddet i en pensionsstiftelse eller pensionskassa upphör av någon annan orsak än på arbetsgivarens initiativ, exempelvis på grund av likvidation, har ett livförsäkringsbolag rätt att få individuella uppgifter om de försäkrade efter det att försäkringsverksamheten har överlåtits.

Ordnande av helt nytt tilläggspensionsskydd

När en arbetsgivare som inte har ordnat tilläggspensionsskydd vill be livförsäkringsbolag om offerter eller reda ut möjligheten att bilda en pensionskassa eller pensionsstiftelse kan arbetsgivaren

• be respektive försäkrad om samtycke till användning av dennas arbetspensionsuppgifter eller
• använda ospecificerade uppgifter.

Efter det att den aktör som ska ordna tilläggspensionsskyddet har utsetts behöver denna detaljerade uppgifter för att exakt kunna fastställa villkoren för tilläggspensionsskyddet. Pensionsskyddscentralen och pensionsanstalterna har rätt att lämna ut individuella uppgifter för teckningen av en ny tilläggspensionsförsäkring endast om

• de arbetstagare som ska försäkras har fått en ändamålsenlig utredning om att livförsäkringsbolaget, pensionskassan eller pensionsstiftelsen har rätt att få individuella uppgifter om dem för att teckna en ny grupptilläggspensionsförsäkring och
• en arbetstagare efter att ha fått ovan nämnda utredning inte har nekat till tilläggspensionsskyddet eller förbjudit att uppgifterna om vederbörande lämnas ut.

En arbetstagare kan förbjuda att uppgifterna lämnas ut eller neka till tilläggspensionsskyddet också efter det att arbetsgivaren har godkänt försäkringsofferten.
Ett livförsäkringsbolag, en pensionskassa eller en pensionsstiftelse som begär uppgifter ska lägga fram en utredning om att arbetstagarna har delgetts ärendet.
Om en arbetstagare inte har nekat till tilläggspensionsskyddet eller förbjudit att uppgifterna om honom eller henne lämnas ut kan Pensionsskyddscentralen eller pensionsanstalten i fråga lämna ut individuella uppgifter, såsom

• namn och adresser
• personbeteckningar
• uppgifter om pensionsbeloppen och om de faktorer som påverkar pensionsbeloppet.

Utlämnande av uppgifter inom en företagsgrupp

Uppgifter för skötseln av uppdrag enligt arbetspensionslagarna

Anställda inom de distributionskanaler och servicenätverk som arbetspensionsbolagen anlitar kan använda arbetspensionsuppgifterna på samma sätt som anställda vid pensionsbolagen och omfattas av samma sekretessbestämmelser som dessa.

Uppgifter för annan verksamhet

Utan den berörda försäkrades samtycke får sekretessbelagda arbetspensionsuppgifter inte användas för andra ändamål än verkställigheten av arbetspensionslagarna, såsom för skötseln av livförsäkringsärenden eller marknadsföring av frivilliga försäkringar.
Med samtycke avses en skriftlig fullmakt för erhållande av arbetspensionsuppgifter och utnyttjande av en eventuell anslutning.

Utlämnande av kunduppgifter

Arbetspensionsförsäkringsbolagen och deras ombud kan till anställda vid företag som hör till samma försäkringsföretagsgrupp eller ekonomiska sammanslutning lämna ut uppgifter som behövs inom kundbetjäning, skötsel av kundrelationer och annan kundhantering.
Uppgifter som kan lämnas ut är exempelvis

• arbetsgivarens eller företagarens namn
• personbeteckningar, FO-nummer och kundnummer
• adresser och telefonnummer samt namnet på en eventuell kontaktperson
• uppgifter om företagets ägarförhållanden
• uppgifter om försäkringsarrangemang
• uppgifter om lönesumman.

Kundregister

Eftersom uppgifter om kunder i egenskap av försäkringstagare kan lämnas ut inom försäkringsföretagsgruppen eller den ekonomiska sammanslutningen, är det också tillåtet att upprätta ett gemensamt kundregister där dessa uppgifter ingår.

Uppgifter ur kundregistret som gäller arbetsgivarens eller företagarens ekonomiska ställning, lån, lånerättigheter, betalningsstörningar eller arbetsinkomst får inte lämnas åt någon utomstående instans.

Övriga uppgifter får endast lämnas om kunder i egenskap av tecknare av försäkring, alltså arbetsgivare och företagare. Uppgifter om en enskild försäkrad arbetstagare kan pensionsanstalten inte lämna ut utan arbetstagarens samtycke, om det inte är fråga om utlämnande av uppgifter för behandling av ett arbetspensionsärende.

Specialfall i fråga om LPA

LPA har i enskilda fall rätt att vid behandlingen av ett ärende som omfattas av LFöPL använda uppgifter som LPA har fått för skötseln av sina andra lagstadgade uppgifter.

Uppgiftsmottagarens sekretessplikt

Anställda vid företag som hör till samma företagsgrupp eller ekonomiska sammanslutning ska i fråga om uppgifter som de har fått, liksom anställda vid livförsäkringsbolag, pensionskassor eller pensionsstiftelser, iaktta samma sekretess som uppgiftslämnaren.

För anställda vid livförsäkringsbolag fastställs skyldigheten att iaktta sekretess enligt bestämmelserna i försäkringsbolagslagen. För anställda vid pensionskassor och pensionsstiftelser fastställs skyldigheten att iaktta sekretess med stöd av bestämmelserna i lagen om försäkringskassor och lagen om pensionsstiftelser.

Arbetsgivarens rätt att få uppgifter

Enligt arbetspensionslagarna har arbetsgivaren rätt att för sin ekonomiförvaltning och personaladministration och för att kunna kontrollera företagets arbetspensionsförsäkringsavgifter av pensionsanstalterna få nödvändiga uppgifter om pensioner som beviljats och om pensionsformen samt om begynnelse- och slutdatum för beviljade pensioner. En tidigare arbetsgivare kan ges ovan nämnda uppgifter för fastställande av försäkringsavgifter när pensionen påverkar avgiftsklassen för den tidigare arbetsgivarens arbetspensionsförsäkringsavgift.

Arbetsgivaren har behov att veta om en beviljad pension och dess begynnelse- och slutdatum, även när det är fråga om full invalidpension eller delinvalidpension som beviljats tills vidare eller på viss tid, för att arbetsgivaren ska kunna vidta arbetsarrangemang och eventuella nyrekryteringar som företaget behöver på grund av att en arbetstagare går i pension.

Arbetsgivaren har också rätt att få uppgift om den fonderade delen av den pension som ingår i arbetstagarens försäkring och dess kapitalvärde för kontroll av arbetspensionsförsäkringsavgiften.

Detsamma ska gälla rehabiliteringspenning och rehabiliteringstillägg som beviljats arbetstagaren.

Dessutom har arbetsgivaren rätt att från pensionsanstalten få nödvändiga uppgifter om faktorer som påverkar arbetsgivarens egen arbetspensionsförsäkringsavgift och deras inverkan på arbetspensionsavgiftens storlek.

Arbetsgivaren har inte rätt att

• ta del av hela pensionsbeslutet
• få uppgifter som beskriver arbetstagarens hälsotillstånd
• få andra uppgifter på basis av vilka invalidpension har beviljats
• få uppgifter om pensionens belopp
• uppgifter om att en pensionsansökan är anhängig
• få uppgifter om beslut om avslag på ansökan om pension/förmån
• få uppgifter om förhandsbeslut om delinvalidpension, arbetslivspension eller rehabilitering
• få uppgifter om beslut om beviljad partiell ålderspension
• få uppgifter om att besvär är anhängiga

Om arbetsgivaren använder ett tjänsteföretag, kan samma uppgifter lämnas till ett sådant företag som till arbetsgivaren själv. För att lämna uppgifter till ett tjänsteföretag krävs en fullmakt av arbetsgivaren.

Förhandsbeslut

Arbetstagaren kan redan i sin ansökan om rehabilitering ge sitt samtycke till att förhandsbeslutet om rehabilitering ges till arbetsgivaren. Ett samtycke som ges i ansökan ger rätt att lämna uppgifter både till sökandens egen arbetsgivare och till den arbetsgivare som utreder rehabiliteringsmöjligheterna.

Också i samband med ansökningar om invalid- och arbetslivspension kan man ge sitt samtycke till att förhandsbeslutet meddelas.

Arbetsgivare inom den offentliga sektorn

Arbetsgivare inom den offentliga sektorn är

• kommunarbetsgivare
• statliga arbetsgivare
• kyrkliga arbetsgivare
• FPA
• Finlands Bank
• landskapet Åland

Den offentliga sektorns arbetspensioner sköts huvudsakligen av Keva.

Keva har rätt att till en offentlig arbetsgivare lämna de uppgifter om en förmån enligt pensionslagen för den offentliga sektorn och dess belopp som är nödvändiga för ekonomiförvaltningen och kontroll av pensionsavgiften. Keva har rätt att meddela den arbetsgivare från vars tjänst personen går i pension vilken typ av pension som beviljats samt pensionens begynnelse- och sluttidpunkt för arbetsgivarens personaladministrativa arrangemang.n.

Utlämnande av uppgifter till arbetsgivaren i utredningsskedet av ett förmånsärende

Pensionsanstalten har rätt att för avgörande av ett försäkrings-, pensions- eller rehabiliteringsärende be arbetsgivaren om en beskrivning av sökandens arbete och arbetsförhållanden och hur sökanden klarar sig i sitt arbete. Vid begäran om uppgifterna får sådana sekretessbelagda uppgifter lämnas till arbetsgivaren som är nödvändiga för att specificera de uppgifter som begärs av arbetsgivaren. Uppgifter om arbetstagarens hälsotillstånd får inte lämnas i samband med begäran.

Vilka uppgifter som behövs vid handläggningen av pensionsansökan beror delvis på pensionssökandens sjukdom (sjukdomar i rörelseorganen/psykiska sjukdomar).

Den som lämnar uppgifterna ska känna till pensionssökandens arbete och förmåga att klara sig i arbetet. Av blanketten ska framgå vilken ställning den som fyllt i och undertecknat blanketten har. Om en ansökan om sjukpension också har lämnats in på FPA, skickas de uppgifter som arbetspensionsanstalten inhämtat också till FPA.

Om pensionssökanden har fyllt 60 år och arbetsoförmågans yrkesrelaterade natur betonas vid bedömningen av arbetsförmågan, accentueras behovet att inhämta arbetsgivarens beskrivning.

Pensionsanstalten måste bedöma i vilken situation den kan be om uppgifter om pensionssökandens arbete och hur sökanden klarar sig i det.

Utlämnande av uppgifter till arbetsgivaren i samband med ett rehabiliteringsärende

I samband med rehabiliteringsansökan ber pensionsanstalten arbetsgivaren om uppgifter om arbetstagarens arbete och arbetsförhållanden eller annat motsvarande för avgörande av rehabiliteringsärendet på ovan beskrivna sätt.

I praktiken innebär begäran om uppgifter av arbetsgivaren att arbetsgivaren får veta att en utredning om rehabilitering är på gång. Trots det har arbetsgivaren inte rätt att utan sökandens samtycke få uppgifter om förhandsbeslut som beviljats på basis av utredningen. Skötseln av ett rehabiliteringsärende fortsätter också efter förhandsbeslutet. Även i det skedet kan pensionsanstalten vid behov vara i kontakt med arbetsgivaren.

I utredningsskedet för rehabiliteringen kan en uppgift om förhandsbeslutet lämnas till arbetsgivaren med sökandens samtycke. Sökanden kan ge sitt samtycke redan i ansökan om rehabilitering.

Sökanden ska kunna återta sitt samtycke. Det ska vara lika lätt att återta samtycket som att ge det.

Med arbetsgivaren avses här både sökandens egen arbetsgivare och eventuell arbetsgivare som ordnar rehabiliteringen.

I praktiken deltar en serviceproducent och/eller arbetsgivare, företagshälsovården och rehabiliteringsklienten själv i att ordna rehabiliteringen. Arbetsgivaren kan få uppgift om förändringar som sker under rehabiliteringen, t.ex. om den avslutas i förtid. Arbetsgivaren kan inte ges information om förändringar i rehabiliteringsklientens hälsotillstånd utan dennes samtycke

Utlämnande av uppgifter innan rehabiliteringsansökan inleds

Utredningen av ett rehabiliteringsärende kan börja redan innan rehabiliteringsansökan lämnas in. Då ska pensionsanstalten kontakta personen vars arbetspensionsrehabilitering utreds. Pensionsanstalten ska inhämta ett separat, specificerat samtycke av personen till att lämna uppgifter t.ex. till en arbetsgivare som eventuellt ska ordna arbetsprövning.

Utlämnande av uppgifter till arbetsgivaren i samband med ett invalidpensionsärende

Innan pensionsanstalten fattar beslut om invalidpension ska den utreda om arbetstagaren har rätt till yrkesinriktad rehabilitering.

Vid handläggningen av ett invalidpensionsärende har pensionsanstalten rätt att be arbetsgivaren om uppgifter som behövs för avgörandet av pensions- och rehabiliteringsärendet på ovan beskrivna sätt (t.ex. blanketten för arbetsgivarens beskrivning).

I praktiken innebär begäran om uppgifter av arbetsgivaren att arbetsgivaren också i samband med en invalidpensionsansökan får veta att en utredning om rehabilitering är på gång, trots att en separat rehabiliteringsansökan inte ännu har lämnats in. Uppgifter om sökandens hälsotillstånd får inte utlämnas till arbetsgivaren utan sökandens samtycke.

Den som söker invalidpension kan redan i ansökan ge sitt samtycke till att uppgifter som gäller planering och genomförande av rehabilitering och förhandsbeslut om rehabilitering utlämnas till arbetsgivaren.

Om en person som sökt invalidpension ges ett beviljande förhandsbeslut om rehabilitering, fortsätter skötseln av rehabiliteringsärendet också efter förhandsbeslutet. Även i det skedet kan pensionsanstalten vid behov också vara i kontakt med arbetsgivaren för att utreda rehabiliteringsärendet.

Utlämnande av uppgifter till arbetsgivaren i samband med ett arbetslivspensionsärende

Pensionsanstalten har en skyldighet att utreda om den som söker arbetslivspension har rätt till rehabilitering, om pensionsanstalten avslår ansökan om arbetslivspension. Det som ovan har sagts om utlämnande av uppgifter till arbetsgivaren i samband med invalidpensionsansökan gäller också uppgifter som utlämnas till arbetsgivaren i samband med ansökan om arbetslivspension.

Om pensionsanstalten kommer att bevilja sökanden arbetslivspension behöver rätten till rehabilitering inte prövas och således blir inget rehabiliteringsärende anhängigt. Det kan inte längre anses ändamålsenligt att rehabilitera arbetstagaren.

Utlämnande av uppgifter i samband med ett försäkringsärende

I ett försäkringsärende kan de nödvändiga uppgifterna för kontroll av anställningsuppgifterna utlämnas till arbetsgivaren.

På begäran ska pensionsanstalten lämna ut sådana uppgifter som inverkar på ansvaret för FöPL- eller LFöPL-försäkringsavgifterna till företagaren och företaget.

Företagaren har rätt att få uppgifter som inverkar på försäkringsavgiften för familjemedlemmar som arbetar i företaget.

Till ett företags nya ägare kan utlämnas FöPL- eller LFöPL-försäkringsuppgifter om den tidigare ägaren eller familjemedlemmar, om företaget har försäkringsavgiftsansvar från den tidigare ägarens tid.

LPA ska utlämna uppgifter som påverkar försäkringsavgiftsansvaret till stipendiater.