Työeläkejärjestelmän määräaikaisten ja pitkään (yli 10 vuotta) säilytettävien asiakirjojen säilyttäminen on arkistonmuodostajan omalla vastuulla.

Myös pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysvastuu on organisaatiolla joko niin kauan kuin asiakirjat siirretään arkistolaitokseen tai ikuisesti, jos asiakirjoja ei siirretä arkistolaitokseen. Arkistolaissa säädetään, että arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi.

Arkistolaitos ei enää anna vuosittaista päätöstä arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä, mutta arkistolaitos pitää yllä internetsivuillaan luetteloa arkistolaitokselle ilmoitetuista, hyväksytyistä arkistokelpoisista tuotteista.

Tarkemmat tiedot

Arkistolaitos on antanut 15.3.2012 määräyksen ja ohjeen SÄHKE2-vaatimusten mukaan toteutettuihin tietojärjestelmiin sisältyvien määräajan säilytettävien asiakirjatietojen hävittämisestä. Määräys/ohje täydentää 1.1.2009 voimaan tullutta arkistolaitoksen SÄHKE2-määräystä ”Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen” ja korvaa 15.2.2010 – 31.12.2011 voimassa olleen määräyksen/ohjeen ”SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö”.

Asiakirjojen säilyttäminen paperilla

Määräajan säilytettävien asiakirjojen säilyttäminen paperilla

Organisaatio voi säilyttää määräajan säilytettävät asiakirjalliset tiedot haluamallaan tallennusmenetelmällä ilman arkistolaitoksen lupaa.

Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttäminen paperilla

Pysyvästi säilytettäviin asiakirjoihin on käytettävä papereita, jotka täyttävät standardissa SFS 5453:1988 arkistopaperille asetetut vaatimukset.

Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja laadittaessa on lisäksi käytettävä kirjoitustarvikkeita, väriaineita, kopiokoneita ja muita tulostimia, joiden on todettu täyttävän asiakirjojen pitkäaikaista säilyttämistä edellyttävät laatuvaatimukset.

Asiakirjallisten tietojen säilyttäminen mikrofilmillä

Määräajan säilytettävien asiakirjojen säilyttäminen mikrofilmillä

Organisaatio voi säilyttää määräajan säilytettävät asiakirjalliset tiedot haluamallaan tallennusmenetelmällä ilman arkistolaitoksen lupaa.

Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttäminen mikrofilmillä

Pysyvään säilytykseen määrättyä alkuperäisaineistoa ei saa hävittää ilman arkistolaitoksen lupaa. Luvan hakeminen on ohjeistettu arkistolaitoksen määräyksessä.

Mikrofilmauksesta on annettu kansainvälisiä ISO-standardeja ja suomalaisia SFS-standardeja. Mikrofilmauksessa on valmistettava tallefilmi, jolla tarkoitetaan alkuperäisiä paperiasiakirjoja tai sähköisiä tietoaineistoja korvaavaa filmiä. Mikrofilmin kuvien tulee laadullisesti korvata alkuperäistiedot. Tallefilmi on lisäksi valmistettava siten, että tallefilmi sisältää kaikki ne tunniste- ja hakutiedot, jotka tarvitaan asiakirjan ja tietojen löytymiseen filmiltä.

Tallefilmi on säilytyskappale, jota ei saa käyttää muuhun kuin kopioiden valmistamiseen. Mikrofilmejä luettaessa on käytettävä ainoastaan tallefilmeistä ja erillisistä mastereista (toisen sukupolven filmi) valmistettuja kopioita.

Kehitetyn hopeagelatiinifilmin oletetaan säilyvän nykyisen tietämyksen mukaan vähintään 100 vuotta mikrofilmisäilytykseen sopivissa olosuhteissa.

Asiakirjallisten tietojen säilyttäminen sähköisenä tallenteena

Määräajan säilytettävien asiakirjojen säilyttäminen sähköisenä tallenteena

Organisaatio voi säilyttää määräajan säilytettävät asiakirjalliset tiedot sähköisessä muodossa ilman arkistolaitoksen lupaa.

Asiakirjojen pitkäaikaisessa (yli 10 vuoden) säilyttämisessä sähköisesti tulee huomioida tallenteiden käyttökelpoisina säilyminen vastaavasti kuin pysyvästi säilytettävien asiakirjojen kohdalla.

Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttäminen sähköisenä tallenteena

Tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa edellyttää arkistolaitoksen lupaa.

Sähköinen arkistointi lisää asiakirjojen käytettävyyttä ja saatavuutta. Ongelmat liittyvät sähköisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen. Sähköistä aineistoa säilytettäessä on pyrittävä varmistamaan kolme asiaa:

  • fyysinen säilyminen
  • käytettävyys ja
  • eheys.

Tietoteknistä ympäristöä suunniteltaessa tulee ottaa huomioon erityisesti

  • ohjelmien ja laitteistojen standarditaso
  • valittujen sovellusten yleisyys ja
  • toimittajien luotettavuus.

Tällä hetkellä yleisin tietojen pitkäaikaisarkistointitapa on migraatio. Siinä tiedot siirretään käytettävyyden menettäneestä tai menettävästä tietojärjestelmästä uuteen.

Arkistolaitoksen uudessa SÄHKE2 määräyksessä on esitetty tiedostomuodot, joita kansallisarkisto edellyttää arkistolaitokseen siirrettäviltä pysyvästi säilytettäviltä aineistoilta. Vaikka työeläkeyhtiöillä ei ole velvoitetta luovuttaa aineistoja kansallisarkistoon, niin SÄHKE2 määräys on ainoa valtionhallinnon suuntaa antava ohje asiakirjojen sähköiseen pitkäaikaisarkistointiin.

Asiakirjallisten tietojen säilyttäminen optisella levyllä

Määräajan säilytettävien asiakirjojen säilyttäminen optisella levyllä

Organisaatio voi säilyttää määräajan säilytettävät asiakirjalliset tiedot sähköisessä muodossa ilman arkistolaitoksen lupaa.

Pitkään säilytettävien (yli 10 vuotta) tietojen tietovälineeksi sopivat optisista tietovälineistä CD-R (Compact Disc Recordable) ja DVD-R (Digital Versatile Disc Recordable).

Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttäminen optisella levyllä

Tietojen säilyttäminen yksinomaan optisessa muodossa edellyttää arkistolaitoksen lupaa. Arkistolaitos päättää tapauskohtaisesti sähköisten aineistojen pysyvästä säilyttämisestä arkistonmuodostajan esityksestä. Jos arkistolaitos on antanut luvan, niin aineisto tulee tallentaa kahtena kappaleena esimerkiksi eri optiselle levylle. Levyjä on säilytettävä fyysisesti kahdessa eri paikassa. Tallennusvälineiden mekaanisen, kemiallisen ja magneettisen eroosion takia on aineisto kopioitava uudelleen 5 vuoden välein.

Tietovälineeksi sopivat optisista tietovälineistä CD-R (Compact Disc Recordable) ja DVD-R (Digital Versatile Disc Recordable). Optisille levyille ei ole luvattu kovin pitkää säilytysaikaa. Ongelmana on myös löytää vuosikymmenien jälkeen sellaiset laitteet ja ohjelmat, joilla pystyy lukemaan vanhoja optisia levyjä. VTT on tutkinut cd-rom-levyjen säilytyskestävyyttä ja arvioinut levyille noin 3 – 25 vuoden säilytyskestävyyden riippuen levyn ominaisuuksista.

Optiset levyt edellyttävät siis tuoreuttamista ja jossain vaiheessa pitää tehdä migraatio, jos tietoja on tarkoitus säilyttää pitkään.

Asiakirjallisten tietojen säilyttäminen magneettinauhalla

Määräajan säilytettävien asiakirjojen säilyttäminen magneettinauhalla

Organisaatio voi säilyttää määräajan säilytettävät asiakirjalliset tiedot sähköisessä muodossa ilman arkistolaitoksen lupaa.

Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttäminen magneettinauhalla

Tietojen säilyttäminen yksinomaan magneettinauhoilla edellyttää arkistolaitoksen lupaa. Arkistolaitos päättää tapauskohtaisesti sähköisten aineistojen pysyvästä säilyttämisestä arkistonmuodostajan esityksestä. Jos arkistolaitos on antanut luvan, niin aineisto tulee tallentaa kahtena kappaleena esimerkiksi eri magneettinauhalle. Magneettinauhoja on säilytettävä fyysisesti kahdessa eri paikassa. Tallennusvälineiden mekaanisen, kemiallisen ja magneettisen eroosion takia on aineisto kopioitava uudelleen 5 vuoden välein.

Asiakirjallisten tietojen säilyttäminen kiintolevyllä (kovalevy) ja levykkeellä

Määräajan säilytettävien asiakirjojen säilyttäminen kiintolevyllä ja levykkeellä

Kiintolevyt ja levykkeet ovat tallennusvälineitä hyvin lyhytaikaiseen säilytykseen (alle 5 vuotta). Organisaatio voi säilyttää määräajan säilytettävät asiakirjalliset tiedot sähköisessä muodossa ilman arkistolaitoksen lupaa.

Jos asiakirjoja säilytetään kiintolevyllä, kiintolevyjen varmistus on levyjen kapasiteetin kasvun myötä erityisen tärkeää. Kiintolevyn rikkoutuessa tai tiedostojärjestelmän sotkeutuessa voi suuri määrä tietoa tuhoutua. Varmistus on turvana myös poistettujen tiedostojen varalta.

Kiintolevyjen luotettavuutta pitkäaikaisarkistoinnissa voidaan kuitenkin parantaa merkittävällä tavalla niin sanotun RAID-tekniikan avulla, jolloin sama tieto on tallennettu useampaan kertaan.

Kiintolevyjen varmistusvälineinä voidaan käyttää nauha-asemia, WORM-, CD-R- ja MO-levyasemia sekä muita vaihdettavia levyjä. Varmistuksessa käytettävien laitteistojen valintaan vaikuttaa varmistustarve.

Pitkäaikaisessa arkistoinnissa (yli 10 vuotta) on otettava huomioon tietovälineen, varmistusvälineen kyky säilyttää tietoa vuosikymmeniä. Katso myös kohta tietojärjestelmän turvaaminen.

Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttäminen kiintolevyllä ja levykkeellä

Kiintolevyt ja levykkeet eivät sovellu tiedon pysyvään säilyttämiseen.

Tietojärjestelmien turvaaminen

Valtiovarainministeriö on antanut 1.12.2004 tietoturvaohjeen (Valtionhallinnon keskeisten tietojärjestelmien turvaaminen), joka on laadittu Valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmän (VAHTI) toimesta. Tietoturvaohjetta voi soveltuvin osin noudattaa myös työeläkejärjestelmässä. Ohje löytyy valtiovarainministeriön internetsivuilta.

Tietoturvaohjeen tavoitteena on helpottaa valtion keskeisten tietojärjestelmien tietoturvallisuuden parantamista ja tietojärjestelmien erityiskysymysten tunnistamista. Tietoturvaohje sisältää hyödyllistä tietoa keskeisten järjestelmien omistajille, teknisille asiantuntijoille ja tietotekniikkatoimittajille. Tietoturvaohjeessa on esitetty muun muassa keskeisille tietojärjestelmille asetetut tilavaatimukset.

Vaatimukset arkistotiloille

Arkistolaitos on antanut arkistolain nojalla määräyksen ja ohjeen arkistotiloista 1.3.2013. Määräys koskee arkistonmuodostajien lähi- ja päätearkistotiloja, jotka on tarkoitettu pysyvästi säilytettävien arkistoaineistojen säilyttämiseen. Määräystä suositellaan sovellettavaksi myös määräajan säilytettävien aineistojen säilytystiloihin. Määräys on julkaistu arkistolaitoksen internetsivuilla. Arkistotiloja koskevaa määräystä voi soveltuvin osin noudattaa myös työeläkejärjestelmässä.

Pitkään (yli 10 vuotta) tai pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytystilojen tulee olla turvalliset ja toiminnallisesti tarkoituksenmukaiset. Asiakirjat on tiloissa suojattava tulelta, vedeltä ja haitalliselta kosteudelta, valolta ja ilman epäpuhtauksilta, ilkivallalta, vahingonteolta ja luvattomalta käytöltä sekä poikkeusoloissa.

Arkistotilat sijoitetaan rakennuksessa siten, että arkistohuoneissa säilytettävä asiakirja-aineisto on mahdollisimman hyvin suojattu kaikilta haitoilta.

Arkistotilojen paloturvallisuus

Arkistotilojen sähköasennukset on tehtävä palovaarallisia tiloja koskevien määräysten mukaan. Tiloissa ei suositella käytettävän sähkölaitteita kuten esimerkiksi kopiokonetta. Välittömässä läheisyydessä on oltava alkusammutuskalustoa.

Arkistotilojen suojaaminen vedeltä ja kosteudelta

Arkistotiloissa ei saa olla vesi- ja viemäriputkia, tai vesi- ja viemäriputket on eristettävä tarkoin.

Arkistotilojen säilytysolosuhteet

Arkistotilojen lämpötila ja suhteellinen kosteus tulee pitää mahdollisimman tasaisena; lämpötila 18 – 22 astetta ja suhteellinen kosteus 45 – 60 prosenttia. Mahdollisuuksien mukaan arkistotilassa ei pidä säilyttää muuta kuin asiakirja-aineistoja.

Vaatimukset sähköisten tallenteiden (esimerkiksi optiset levyt, magneettinauhat) arkistotiloille

Pysyvästi tai pitkäaikaisesti säilytettävän sähköisen aineiston säilytystilojen on oltava olosuhteiltaan vakaat. Lämpötilan tulee olla 18 – 20 astetta ja ilman suhteellisen kosteuden 30 – 45 prosenttia. Sisääntuloilman tulee olla puhdistettua. Pysyvästi säilytettävien aineistojen arkistotilojen tulee muiltakin osin olla arkistolaitoksen määräysten mukaiset.

Vaatimukset mikrofilmien arkistotiloille

Mikrofilmien tallefilmi on säilytettävä erillisessä arkistotilassa. Säilytysolosuhteiden on oltava mahdollisimman vakiot; suhteellinen kosteus 30 – 40 prosenttia ja lämpötila 16 – 18 astetta. Diatsokopiot eli käyttöfilmit voidaan säilyttää normaaleissa toimisto-olosuhteissa valolta suojattuina.