Henkilötietojen käsittelyn perusta

Lakisääteinen velvoite käsittelyperusteena

Yksi tietosuoja-asetuksen sallima käsittelyperuste on, että käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Eläketurvan toimeenpanoon liittyvät tehtävät

Työeläkelaitoksen lakisääteisenä tehtävänä on työeläketurvan toimeenpano. Työeläkelaitoksen lakisääteisiä tehtäviä ovat muun muassa:

• työeläkealan toimijoiden rahaetuus- ja kuntoutuspäätösten antaminen
• etuuden määrän tarkistaminen
• päätöksen oikaisu ja korjaaminen
• etuuslajin muuttaminen
• tutkimuksiin velvoittaminen
• etuuden tai kuntoutuksen keskeyttäminen tai lakkauttaminen
• takaisinperintä
• vakuutusmaksun määrääminen
• työnantajien valvonta
• työnantajan velvoittaminen kuukausittaiseen menettelyyn
• laiminlyöntimaksun määrääminen ja
• tietojen ja selvitysten vaatiminen työnantajilta ja etuudensaajilta
• lakisääteiseen tehtävään liittyvät tehtävät, kuten asiakassuhteen hoitaminen ja neuvonta
• työkyvyttömyysriskin hallinta

Eläketurvakeskuksen lakisääteisiä tehtäviä ovat muun muassa soveltamisalapäätökset, pakkovakuutuspäätökset, lähetettyjen työntekijöiden todistukset ja vapautukset vakuuttamisvelvollisuudesta.

Työeläkealan lakisääteisten tehtävän hoitamiseen sisältyy usein julkisen vallan käyttöä. Työeläkealalla hoidetaan myös sellaisia lakisääteisiä tehtäviä, joihin ei liity julkisen vallan käyttöä.

Eläketurvan rahoitukseen ja eläkemaksujen keräämiseen liittyvät tehtävät

Eläkelaitoksen tehtävänä on eläkemaksujen keräämiseen liittyvät tehtävät sekä lakisääteisen eläketurvan toimeenpanoa varten yhtiöille kertyvien varojen hoitaminen vakuutusten käsittämät edut turvaavalla tavalla.

Aktuaaripalveluiden vastuulla on valmistella laskuperusteet ja vuotuiset maksut sekä tuottaa tarvittavat asiantuntijapalvelut, laskelmat, ennusteet ja raportit eläkelaitoksen sidosryhmien tarpeisiin. Aktuaaripalvelun hoitaminen edellyttää joiltain osin henkilötietojen käyttämistä.

Lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvät tutkimus- ja selvitystehtävät

Lakisääteisten tehtävien hoitaminen edellyttää myös tietynlaisia tutkimus- ja selvitystehtäviä. Tällaisina tehtävinä voidaan pitää erilaisten selvitysten ja tilastojen laatimista niin vakuutetuista, työsuhteista, eläkkeelle siirtyneistä, alkaneista eläkkeistä kuin voimassaolevista eläkkeistä. Useimmiten edellä olevien tehtävien hoitaminen perustuu eläkelaitoksen omiin rekisteritietoihin.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu käsittelyperusteena

Käsittely on lainmukaista rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja –vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut.

Työeläkealan toimijat

Työeläketurvan toimeenpano on lakisääteinen tehtävä ja siinä käytetään julkista valtaa. Tällöin käsittelyperusteena on aina lakisääteinen tehtävä eikä arviointia käsittelyperusteesta tarvitse tehdä. Työeläkelaitokset voivat hoitaa myös muita kuin lakisääteisiä tehtäviä.

Eläkelaitoksista Keva on viranomainen. Myös Keva voi kuitenkin harjoittaa yksityisoikeudellista toimintaa, jossa oikeutettu etu voi Kevankin osalta tulla käsittelyperusteeksi.

Oikeutettu etu työeläkealalla

Tietosuojalain perusteluissa todetaan, että yksityisoikeudellisten yhteisöjen hoitaessa julkisia hallintotehtäviä, tulee sovellettavaksi käsittelyperusteeksi asetuksen mukaan joko lakisääteinen velvoite tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Oikeutetun edun mukaisina tehtävinä voivat olla esimerkiksi eläkelaitoksen suunnittelu- ja selvitystehtävät, siltä osin kuin käsittelyperusteena ei ole lakisääteinen velvoite.

Oikeutettu etu voi olla olemassa myös silloin, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on merkityksellinen ja asianmukainen suhde, kuten rekisteröidyn ollessa rekisterinpitäjän asiakas tai tämän palveluksessa.

Työeläkealalla oikeutettu etu voi olla käsittelyperuste myös yksityisoikeudellisissa tehtävissä muun muassa markkinoinnissa ja asiakashankinnassa.

Oikeutettu etu käsittelyperusteena edellyttää, että rekisteröidyn edut ja oikeudet huomioidaan erityisen tarkkaan. Rekisterinpitäjää koskeva osoitusvelvollisuus tarkoittaa oikeutetun edun osalta sitä, että rekisterinpitäjän on dokumentoitava ja perusteltava rekisteröidylle, miksi se katsoo itsellään olevan oikeutetun edun tiettyyn henkilötietojen käsittelyyn.

Liitteenä olevassa tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeessa on selvitetty, mitkä asiat tulee ottaa huomioon siinä, käykö oikeutettu etu käsittelyn perusteeksi.

Rekisteröidyn suostumus käsittelyperusteena

Henkilötietoja saa käsitellä, jos rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa tarkoitusta varten. Henkilötietoja käsitellään työeläkejärjestelmässä pääsääntöisesti lain nojalla. Suostumus käsittelyperusteena on poikkeus.

Epäsuhta rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä

Suostumuksen ei tulisi olla oikeudellinen peruste henkilötietojen käsittelylle sellaisessa tilanteessa, jossa rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on epäsuhta. Tämä koskee erityisesti tilannetta, jossa rekisterinpitäjänä on viranomainen ja jossa sen vuoksi on epätodennäköistä, että suostumus on annettu vapaaehtoisesti kaikissa kyseiseen tilanteeseen liittyvissä olosuhteissa.

Työeläketurvaa toimeenpanevaa eläkelaitosta voidaan pitää viranomaiseen verrattavana toimijana lakisääteisen työeläkkeen toimeenpanijana. Eläkelaitoksen ei tule käyttää rekisteröidyn suostumusta henkilötietojen käsittelyn perusteena muutoin kuin sellaisissa tapauksissa, joissa suostumus on helposti annettavissa vain tiettyä käsittelyä varten.
 

Tarkemmat tiedot

Suostumuksen edellytykset

Jotta suostumus on pätevä, sen on oltava

• yksilöity
• tietoinen
• aidosti vapaaehtoinen ja
• yksiselitteinen tahdonilmaisu.

Rekisteröity voi antaa suostumuksen ennalta määriteltyyn, nimenomaiseen ja lailliseen tarkoitukseen. Jos henkilötietojen käsittelyn tarkoitus muuttuu, on pyydettävä uusi suostumus ennen käsittelyn aloittamista.

Suostumuksen yksilöinti

Kun suostumus pyydetään, on yksilöitävä käyttötarkoitus, johon tietoja kerätään. Jos henkilötietoja käsitellään useaan eri tarkoitukseen, rekisteröidyn on voitava valita, mihin käyttötarkoituksiin hän haluaa antaa suostumuksensa. Eri käyttötarkoituksia varten on pyydettävä erilliset suostumukset. Uutta käyttötarkoitusta varten on lähtökohtaisesti pyydettävä aina uusi suostumus.

Suostumuksen vapaaehtoisuus ja peruuttaminen

Suostumuksen antamisesta on oltava mahdollisuus kieltäytyä.

Ennen kuin rekisteröity antaa suostumuksen, rekisterinpitäjän on kerrottava

• oikeudesta peruuttaa suostumus
• kuinka peruuttaminen käytännössä tehdään.

Suostumus on voitava peruuttaa ilman haitallisia seurauksia ja suostumuksen peruuttamisen on oltava yhtä helppoa kuin suostumuksen antamisen. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.

Suostumuksen antaminen tiettyä käsittelyä varten työeläkealalla

Eläkelaitoksella voi etuusasian ratkaisemiseksi olla tarve antaa tietoja tietyille tahoille myös eläkkeenhakijan suostumuksella.

Sekä työkyvyttömyyseläke-, työuraeläkehakemuksella että kuntoutushakemuksella hakija voi jo hakemisvaiheessa antaa suostumuksensa siihen, että työeläkelaitos voi luovuttaa tietoja hakijan kuntoutuspäätöksistä ja muista kuntoutukseen liittyvistä asioista kuntoutuksen suunnitteluun ja toteutukseen osallistuville tahoille.

Jos kuntoutusasiaa on selviteltävä jo ennen kun kuntoutus- tai työkyvyttömyyseläkehakemus on vireillä, on henkilöltä saatava kirjallinen, yksilöity suostumus tietojen vaihtoon kuntoutusasian selvittelyyn osallistuvien tahojen kesken.

Rekisteröidyn oikeudet, kun käsittelyperusteena on suostumus

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti laajemmat oikeudet käyttää rekisteröidyn oikeuksia sellaisessa tilanteessa, kun käsittelyperusteena on suostumus kuin tilanteessa, jossa käsittelyperusteena on lakisääteinen velvoite.

Käytettäessä suostumusta aiemmin edellä kuvatuissa työeläketurvan hoitamiseen liittyvissä lakisääteisissä tehtävissä rekisteröidyn oikeudet esimerkiksi tietojen poiston tai järjestelmästä toiseen siirtämisen osalta eivät ole toteutettavissa, koska samoja tietoja käsitellään usein myös osana lakisääteistä tehtävää.

Sopimus käsittelyperusteena

Kun rekisteröity on osapuolena sopimuksessa, hänen henkilötietojaan saa käsitellä sopimuksen täytäntöön panemiseksi.

On tärkeää määritellä sopimuksen tarkka sisältö ja perustavoite, koska niiden pohjalta arvioidaan, onko käsittely tarpeen. Käsittely tulee rajata vain välttämättömiin henkilötietoihin.

Työeläkealalla lakisääteisen tehtävän yhteydessä voidaan yksittäistapauksessa käyttää myös sopimusta. Jos lakisääteisten tehtävien yhteydessä on tarve kerätä myös muita tietoja, käsittelyperusteena tulee olla jokin muu kuin lakisääteinen velvoite, esimerkiksi sopimus.

Asiakkaan kanssa voidaan tehdä esimerkiksi verkkopalvelusopimus, jonka mukaisesti voidaan kerätä muutakin tietoa, kuin mitä lakisääteisen tehtävän hoitaminen edellyttää. Tällöin voidaan kerätä esimerkiksi rekisteröidyn sähköpostiosoite. Myös vuokraustoiminnan käsittelyperusteena on rekisteröidyn kanssa tehty sopimus.
 

Yleinen etu tai julkisen vallan käyttäminen käsittelyperusteena

Henkilötietoja voidaan tietosuoja-asetuksen mukaan käsitellä, jos käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Työeläkealalla julkisen vallan käyttäminen rajoittuu lakisääteisen tehtävän hoitamiseen, jolloin käsittelyperusteena on lakisääteinen velvoite.

Käsittelyn perusteena yleinen etu

Tietosuoja-asetuksen mukaan yleisestä edusta käsittelyperusteena on säädettävä laissa.

Tietosuojalain mukaan yleinen etu henkilötietojen käsittelyperusteena voi tulla kyseeseen muun muassa seuraavissa tapauksissa, jos:

• kysymys on henkilön asemaa, tehtäviä sekä niiden hoitoa julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa kuvaavista tiedoista siltä osin kuin käsittelyn tavoite on yleisen edun mukainen ja käsittely on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun oikeutettuun päämäärään nähden
• käsittely on tarpeen tieteellistä tai historiallista tutkimusta taikka tilastointia varten ja se on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden
• henkilötietoja sisältävien tutkimusaineistojen, kulttuuriperintöaineistojen sekä näiden kuvailutietoihin liittyvien henkilötietojen käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden.

Säännöksen tarkoituksena on mahdollistaa viranomaisten toimesta tapahtuva henkilötietojen käsittely silloin, kun oikeutta käsittelyyn ei voida suoraan johtaa viranomaista koskevasta tehtävä- tai toimivaltasäännöksestä tai muusta erityissääntelystä.

Yleinen etu voi olla tietosuojalain mukainen käsittelyperuste silloin, kun käsittely on tarpeellista tieteellistä tai historiallista tutkimusta tai tilastointia varten.

Työeläkejärjestelmässä tutkimusten ja tilastojen käsittelyperusteena on kuitenkin useimmiten lakisääteinen velvoite.  Tällaisia tehtäviä ovat muun muassa erilaisten tutkimusten ja tilastojen laatiminen niin vakuutetuista, työsuhteista, eläkkeelle siirtyneistä, alkaneista eläkkeistä kuin voimassaolevista eläkkeistä.

Yleinen etu ja rekisteröidyn oikeudet

Jos käsittelyperusteena on edellä olevan mukaisesti yleinen etu, säilyy rekisteröidyllä eräitä sellaisia rekisteröidyn oikeuksia, joita hänellä ei lakisääteisen tehtävän yhteydessä ole. Tällainen oikeus on esimerkiksi oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.

Edellä olevan vuoksi tulee varmistaa, milloin erilaisissa tutkimus- ja tilastointitehtävissä käsittelyperusteena on lakisääteinen velvoite ja milloin yleisen edun mukainen tehtävä.

Riippumatta siitä, onko käsittelyperuste lakisääteinen velvoite tai yleinen etu, rekisteröidyllä säilyy oikeus tarkastaa tietonsa. Vain jos tutkimus tai tilastointi täyttää tietosuojalain 31 §:n mukaiset edellytykset, rekisteröidyllä ei ole pääsyä tietoihinsa eikä hänellä ole muitakaan oikeuksia, jotka lainkohdassa on rajoitettu.

Tarkemmat tiedot