Salassapitovelvoite ja salassa pidettävät asiakirjat
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia, julkisuuslakia, sovelletaan eläkelaitoksen ja Eläketurvakeskuksen asiakirjojen ja toiminnan julkisuuteen siltä osin kuin eläkelaitokset ja Eläketurvakeskus käyttävät julkista valtaa. Myös silloin, kun kyse ei ole julkisen vallan käytöstä, sovelletaan eläkelaitoksessa ja Eläketurvakeskuksessa työeläketurvan toimeenpanoon liittyvissä asioissa julkisuuslain salassapitoa koskevia säännöksiä.
Salassapito, vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto
Julkisuuslain mukainen salassapitovelvoite pitää sisällään
- salassapitovelvollisuuden
- vaitiolovelvollisuuden
- hyväksikäyttökiellon.
Salassapitovelvollisuus
Salassapitovelvollisuus tarkoittaa kieltoa näyttää tai luovuttaa sivulliselle salassa pidettävää asiakirjaa tai sen kopiota tai tulostetta tai antaa sitä teknisen käyttöyhteyden avulla tai muulla tavalla sivullisen nähtäväksi tai käytettäväksi.
Sivullisella tarkoitetaan jokaista, jonka tehtäviin asian käsittely ei kuulu. Näyttämisellä ei tarkoiteta pelkästään aktiivista asiakirjan näyttämistä. Asiakirjan salassapitovelvollisuus edellyttää huolehtimista myös siitä, ettei sivullinen pääse näkemään salassa pidettäviä asiakirjoja.
Salassapitovelvollisuus sisältää myös velvollisuuden pitää salassa se, että salassa pidettävä asiakirja on olemassa, jos pelkkä tieto asiakirjan olemassaolosta voi paljastaa salassa pidettävän seikan.
Vaitiolovelvollisuus
Vaitiolovelvollisuus tarkoittaa kieltoa paljastaa asiakirjan tai tiedon sisällöstä kertomalla siitä sivulliselle. Vaitiolovelvollisuus koskee myös sellaista tallettamatonta tai kirjoittamatonta tietoa, joka asiakirjaan merkittynä olisi salassa pidettävä.
Vaitiolovelvollisuuden säilyttämiseksi on kiinnitettävä huomiota myös siihen, etteivät sivulliset tahattomastikaan pääse tai joudu kuulemaan salassa pidettäviä asioita.
Myös tietosuojalaissa on säännös vaitiolovelvollisuudesta. Säännöksen mukaan joka henkilötietojen käsittelyyn liittyviä toimenpiteitä suorittaessaan on saanut tietää jotakin toisen henkilön ominaisuuksista, henkilökohtaisista oloista, taloudellisesta asemasta taikka toisen liikesalaisuudesta, ei saa oikeudettomasti ilmaista sivulliselle näin saamiaan tietoja eikä käyttää niitä omaksi tai toisen hyödyksi tai toisen vahingoksi.
Hyväksikäyttökielto
Hyväksikäyttökielto tarkoittaa kieltoa käyttää salassa pidettäviä tietoja omaksi tai toisen hyödyksi tai toisen vahingoksi. Tietoja ei saa käyttää, vaikka käyttö ei johtaisikaan siihen, että salassa pidettävä tieto samalla paljastuu ulkopuoliselle.
Tietosuoja-asetuksen erityiset henkilötietoryhmät
Tietosuosuoja-asetuksen mukaan erityisiä henkilötietoryhmiä (arkaluonteiset tiedot) koskevien henkilötietojen käsittely on kielletty. Tällaisia tietoja ovat
- rotu tai etninen alkuperä
- poliittiset mielipiteet
- uskonnollinen tai filosofinen vakaumus
- ammattiliiton jäsenyys
- geneettiset tai biometriset tiedot
- terveyttä koskevat tiedot tai
- seksuaalista käyttäytymistä tai suuntautumista koskevat tiedot
Tietoja ei saa käsitellä, jos rekisterinpitäjällä ei ole käsittelyperustetta. Työeläkejärjestelmässä tietoja on mahdollista käsitellä pääsääntöisesti silloin, kun käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattamiseksi työoikeuden, sosiaaliturvan ja sosiaalisen suojelun alalla, siltä osin kuin se sallitaan lainsäädännössä.
Salassa pidettävät asiakirjat julkisuuslain mukaan
Julkisuuslain mukaan salassa pidettävä on muun muassa asiakirja, joka sisältää yksittäisen henkilön terveydentilaa, taloudellista asemaa ja henkilökohtaisia oloja koskevia tietoja tai yrityksen liike- tai ammattisalaisuuksia:
Henkilön terveydentilaa koskevat tiedot
Terveydentilaa koskevia tietoja ovat kaikki henkilön fyysistä tai psyykkistä terveyttä koskevat tiedot, ei pelkästään lääkärinlausunto tai diagnoosi. Yksistään pelkkä tieto sairaslomalla, työkyvyttömyyseläkkeellä tai kuntoutuksessa olemisesta ei ole arkaluonteinen terveydentilaa kuvaava henkilötieto, mutta se on työntekijää koskeva henkilötieto.
Henkilökohtaisia oloja koskevat tiedot
Henkilökohtaisilla oloilla tarkoitetaan esimerkiksi tietoja henkilön elintavoista, harrastuksista, uskonnollisista tai poliittisista mielipiteistä, perhe-elämästä, perhesuhteista ja eläkehakemuksesta.
Taloudellista asemaa koskevat tiedot
Taloudellisella asemalla tarkoitetaan yksityisen henkilön taloutta kokonaisuudessaan. Salassa pidettäviä tietoja ovat esimerkiksi vakuutetun palkkaa tai kokonaisvarallisuutta koskevat tiedot. Lisäksi salassa pidettäviä tietoja ovat kaikki eläkettä koskevat tiedot, kuten eläkeoikeus, eläkkeen määrä ja eläkkeen perusteena olevat ansiot.
Yrityksen liikesalaisuuden piiriin kuuluvat tiedot
Yrityksen liikesalaisuus voi olla mikä tahansa liiketoimintaan liittyvä taloudellinen, tekninen tai tiedollinen (ns. know how) seikka. Ammattisalaisuudella tarkoitetaan enemmän taidollisia salaisuuksia. Olennaista on, että tiedoilla on jokin tietty laatutaso ja että yritys haluaa pitää tiedon salassa eikä siitä anneta tietoja julkisuuteen (tietoa ei esimerkiksi ole julkaistu vuosikertomuksessa tai internetissä).
Julkisuuslain mukaan tiedot yksityisestä liikesalaisuudesta ovat salassa pidettäviä. Lisäksi tiedot muusta vastaavasta yksityisen elinkeinotoimintaa koskevasta seikasta ovat salassa pidettäviä sillä edellytyksellä, että tiedon antaminen niistä aiheuttaisi elinkeinonharjoittajalle taloudellista vahinkoa.
Myös eläkelaitoksen liikesalaisuuden piiriin kuuluvat asiat ovat salassapidettäviä.
Sosiaalihuollon asiakkuus
Sosiaalihuollon asiakkuudella tarkoitetaan muun muassa tietoja, jotka koskevat sosiaalihuollon asiakasta sekä tämän saamaa etuutta, tukitoimea tai sosiaalihuollon palvelua.
Tietosuoja-asetus ja julkisuuslaki
Tietosuoja-asetuksen arkaluonteiset tiedot ja julkisuuslain salassapidettävät tiedot eivät kaikilta osin ole samoja tietoja. Asetuksen mukaan arkaluonteisia tietoja ei saa käsitellä, esimerkiksi luovuttaa, jos ei ole käsittelyperustetta.
Sosiaalihuollon asiakkuus on siis julkisuuslain mukaan salassapidettävä tieto, mutta se ei ole asetuksen mukainen arkaluonteinen tieto.
Työeläkealan salassapidettävät asiakirjat ja tiedot
Asiakirjat, joita työeläkejärjestelmässä käsitellään työeläkelakeja sovellettaessa ovat pääsääntöisesti salassa pidettäviä.
Salassa pidettäviä asiakirjoja ja tietoja ovat esimerkiksi
• Eläke-, työtulo-, pakkovakuutus-, sito- ym. päätökset ja niihin liittyvät asiakirjat ja tiedot
• Soveltamislausunnot ja niihin liittyvät asiakirjat ja tiedot
• Vakuutusmaksujen maksuunpanoa ja perintää koskevat asiakirjat ja tiedot
• Vapaaehtoisten lisäetujen rekisteröintiä koskevat asiakirjat ja tiedot
• Ansainta- ja työnantajarekisterien tiedot
Salassa pidettäviä julkisen tehtävän hoitamiseen liittyviä asiakirjoja ovat esimerkiksi asiakkaiden neuvonnassa tietoon saadut asiakirjat ja tiedot.
Työnantajan taloudellista asemaa koskevat tiedot
Yksityisten alojen työeläkelaeissa on säännös, jonka mukaan sellaiset työeläkelakien toimeenpanoon perustuvat asiakirjat ja tiedot, jotka koskevat työnantajan taloudellista asemaa, ovat salassapidettäviä sen lisäksi mitä säädetään julkisuuslaissa elinkeinonharjoittajaa koskevien tietojen salassa pitämisestä.
Työeläkelakien erityissäännöksen mukaan salassapitovelvoite työnantajan tai yrittäjän taloudellista asemaa koskevista tiedoista ei ole riippuvainen siitä, aiheuttaako tiedon paljastaminen vahinkoa.
Työeläkelakien erityissäännöksen piiriin voidaan katsoa kuuluvan sen, missä eläkelaitoksessa ja millä tavoin työnantaja on järjestänyt työntekijöidensä eläketurvan. Vakuutuksen voimassaoloa koskeva tieto ei ole salassapidettävä.
Eläkelaitoksen oikeuteen antaa tietoja työnantajien ottamista vakuutuksista ei vaikuta se, että työnantaja on velvollinen pitämään työpaikalla esillä tiedon siitä, missä eläkelaitoksessa työnantaja on järjestänyt työntekijöidensä eläketurvan. Vakuutuksesta voidaan kuitenkin antaa tietoja esimerkiksi toiselle eläkelaitokselle silloin, kun tietoa tarvitaan lakisääteisen tehtävän hoitamiseksi.
Työeläkelakien erityissäännöksen piiriin kuuluu myös, missä eläkelaitoksessa ja millä työtulolla yrittäjä on vakuuttanut yrittäjätoimintansa.