Uusi arkistointilaki tuo arkistoinnin osaksi tiedonhallinnan ydintä. Jatkossa asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistointi on suunniteltava osana tiedonhallintaa niiden syntyessä.
Hallituksen esitys eduskunnalle arkistointilaiksi ja laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain muuttamisesta on hyväksytty. Lailla kumotaan voimassa oleva arkistolaki.
Arkistointilaissa säädetään kulttuuriperintöön kuuluvien viranomaisten asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistoinnista. Lain keskeisenä tavoitteena on digitaalisen arkistoinnin edistäminen julkishallinnossa ja digitaalisen tiedonhallinnan muutosten huomioiminen arkistoinnissa. Lain soveltamisala ja keskeiset määritelmät on yhteensovitettu julkisuuslain ja tiedonhallintalain kanssa. Lailla on selkeytetty myös tietosuojalainsäädännön soveltamista yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn.
Tiedonhallintalain muutokset ovat teknisiä, arkistointilain säännöksiin liittyviä muutoksia, jotka selkeyttävät tiedonhallintaa koskevaa sääntelykokonaisuutta.
Nostoja arkistointilain sääntelystä
Soveltamisalasäännöksen mukaan, mitä arkistointilaissa säädetään viranomaisesta, sovelletaan myös työeläkealan toimijaan, silloin kun se käyttää julkista valtaa.
Työeläkealan toimijan tulee suunnitella asiakirjojensa ja tietoaineistojensa arkistointi osana tiedonhallintaa (esim. arkistointisuunnitelma). Arkistollisen arvon määrittäminen (arvonmääritys) tulee perustua tutkimuksellisiin tarpeisiin. Arvonmäärityksessä erityisesti huomioon otettavista asioista säädetään arkistointilaissa.
Työeläkealan toimijan tulee panna asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistointia koskeva asia vireille, jos arkistoinnista ei ole päätetty tai päätös ei ole ajan tasalla. Kansallisarkisto päättää arkistoitavista asiakirjoista ja tietoaineistoista antamalla arkistointipäätöksen.
Kansallisarkisto voi päättää useiden toimijoiden asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistoinnista yleisellä päätöksellä (yleinen arkistointipäätös).
Arkistoituja asiakirjoja ja tietoaineistoja on säilytettävä siten, että asiakirjat ja tietoaineistot ja niihin kuuluvat metatiedot ovat käytettävissä. Toimijan on ylläpidettävä asiakirjat ja tietoaineistot sellaisissa tietojärjestelmissä ja tiloissa, joissa asiakirjojen saatavuus ja turvallisuus voidaan varmistaa.
Arkistoitavia tai arkistoituja asiakirjoja voidaan muuttaa sähköiseen muotoon. Tällöin on varmistettava asiakirjojen säilyminen sisällöltään muuttumattomina, eheinä ja luotettavina.
Myös työeläkealan toimija voi siirtää arkistoitavat asiakirjat ja tietoaineistot sähköisessä muodossa kansalliseen arkistotietovarantoon. Siirto voidaan toteuttaa säilytysajan kuluessa (tiedonhallintalaki 21 §).
