EESSI on sähköinen tietojärjestelmä, jonka avulla EU-maiden sosiaaliturvaviranomaiset vaihtavat tietoja keskenään nopeasti ja turvallisesti EU:n sosiaaliturvan yhteensovittamissääntöjen mukaisesti. EESSI on lyhenne sanoista Electronic Exchange of Social Security Information. EESSI perustuu EU:n sosiaaliturva-asetusten säännöksiin ja velvoittaa kaikkia EU-maita.

Kun EU-maat ottavat EESSI-järjestelmän käyttöön, paperisten asiakirjojen (E-lomakkeiden) lähettäminen korvataan sähköisellä tiedonvaihdolla.

EESSI-järjestelmää käytetään sellaisten sosiaaliturva-asioiden käsittelyssä, mitkä liittyvät useampaan maahan. EU-maiden sosiaaliturvaviranomaiset noudattavat yhteisiä käytäntöjä ja käyttävät vakiomuotoisia sähköisiä asiakirjoja, jotka lähetetään EESSI:n kautta toisen EU-maan viranomaisille.

Mitä hyötyä on EESSI-järjestelmästä?

EESSI nopeuttaa eri maiden sosiaaliturvaviranomaisten välistä yhteydenpitoa. Käsittelyajat lyhenevät ja asiakkaiden etuudet pystytään myöntämään ja maksamaan nopeammin.

Tietojen oikeellisuus varmistetaan

  • Monikielinen viestintä helpottuu, kun kaikissa EU-maissa käytetään vakiomuotoisia sähköisiä lomakkeita, jotka on käännetty kaikkien maiden kielille.
  • Järjestelmä sisältää erilaisia tarkistusmenetelmiä, joilla ehkäistään virheitä ja etuuksien väärinkäyttöä.
  • Etuushakemukset käsitellään sähköisesti ja vakioituja toimintatapoja noudattaen. Näin varmistetaan, että sosiaaliturvan yhteensovittamissääntöjä sovelletaan oikein.

Henkilötietojen siirtäminen turvallisesti

  • EESSI-järjestelmä mahdollistaa turvallisen tiedonvaihdon EU-maiden sosiaaliturvaviranomaisten välillä.
  • Eri maiden viranomaiset voivat olla EESSI:n kautta yhteydessä toisiinsa, mutta viestejä tai asiakkaiden henkilötietoja ei tallenneta keskitetysti kaikkien käyttöön: viestit ovat vain kutakin etuusasiaa käsittelevien viranomaisten saatavilla. EU-maat ovat edelleen vastuussa siitä, että tiedot suojataan huolellisesti ja EU:n sääntöjä noudattaen. 
  • EESSI-järjestelmä on uusimpien tietoturvastandardien mukainen.

EESSI:n toteutus

EU-maiden laitosten välinen tietojenvaihto tapahtuu eri EU-maiden yhteyspisteiden kautta vakiomuotoisilla, sähköisillä sanomilla. Komissio tarjoaa tietojenvaihtoon mm.

  • yhteyspisteohjelmiston,
  • keskuspalvelun tukemaan kansainvälistä tietojenvaihtoa sekä RINA (Reference Implementation of National Application) –sovelluksen sanomien lähettämiseen ja vastanottoon.

Komission tekninen ratkaisu sisältää erilaisia integraatioratkaisuja EESSI:in. EU-maat päättävät itse, mitä ratkaisua käyttävät. Minimivaatimuksena on, että laitosten on hoidettava tietojenvaihto RINA-sovelluksella. 

EESSI:ssä sosiaaliturvan liiketoimintasektoreita ovat: eläke (Pension), lainvalinta (Applicable Legistlation), perhe-etuudet (Family Benefit), sairaus (Sickness), tapaturma- ja ammattitaudit (Occupational Diseases) sekä työttömyys (Unemployment). EESSI:ssä on sektoreina myös takaisinperintä (Recovery) sekä eri sektoreilla tarvittavia asioita yhdistävä horisontaali (Horizontal).

EESSI:n toteuttaminen Suomessa

Suomessa on yksi yhteinen EESSI-yhteyspiste kaikkien tämän maan EESSI-sidosryhmien käyttöön.

EESSI:n mukaista tietojen vaihtoa tehdään eri EU:n sosiaaliturva-asetuksen asialliseen soveltamisalaan kuuuvissa etuuslajeissa, joita ovat 

  • eläkkeet
  • työtapaturma- ja ammattitaudit
  • sairausetuudet
  • äitiysetuudet ja vastaavat isyysetuudet
  • perhe-etuudet
  • työttömyysetuudet
  • maksuihin perustumattomat erityisetuudet.

Suomen EESSI-toimijoita ovat muun muassa

  • Kela
  • Eläketurvakeskus
  • työeläkelaitokset
  • Tapaturmavakuutuskeskus
  • tapaturmavakuutuslaitokset
  • työttömyyskassat
  • Työllisyysrahasto.

Suomen EESSI-yhteyspiste on Kelassa

EU-maiden välinen sähköinen tietojenvaihto tapahtuu yhteyspisteiden (Access Point, AP) välillä. Jokaisessa EU-maassa on yksi tai useampi yhteyspiste. Suomen yhteyspisteenä toimii Kela.

Kelan yhteyspisteeseen on  toteutettu kansallinen EESSI-sanomarekisteri, johon tallennetaan kaikki Suomeen saapuvat ja Suomesta lähtevät sanomat liitteineen. Sanomarekisteri tarjoaa käyttöliittymän, jonka avulla eri sektoreiden toimijat voivat hakea ja katsoa EESSI-asioita ja niihin liittyviä sanomia käyttöoikeuksiensa mukaisesti. Sanoman voi myös tulostaa EESSI-sanomarekisteristä. Jokainen laitos on EESSI-sanomarekisterissä omien tietojensa rekisterinpitäjä.

Kelan tunnistuspalvelussa tunnistetaan sovitut ulkomailta saapuvien sanomien henkilöt. Tunnistaminen tapahtuu

  • koneellisesti
  • koneellisesti ja manuaalisesti
  • koneellisesti ja manuaalisesti sekä lisäksi tunnistuspalvelu voi hakea tarvittaessa maistraatista henkilölle Suomen henkilötunnuksen.

EESSI työeläkejärjestelmässä

Työeläkejärjestelmän osalta EESSI-tietojenvaihto koskee

  • eläkkeitä
  • rajat ylittävää perintää
  • sovellettavaa sosiaaliturvalainsäädäntöä ja
  • henkilötietoja.

Työeläkejärjestelmässä tietojenvaihdon osapuolina EESSI:ssä toisten EU-maiden laitosten kanssa ovat Eläketurvakeskus ja työeläkelaitokset. Työeläkealan toimijoiden käsittelemät EESSI-asiat ja niihin liittyvät sanomat ovat RINA:ssa ja toimija voi integroida järjestelmiään EESSI-liikenteeseen RINA:n rajapintoja käyttäen. Työeläkejärjestelmässä on Arekin ESSI-sovellus, jonka kautta työeläkejärjestelmän ja Kelan yhteyspisteen välinen EESSI-sanomaliikenne kulkee.

Liiketoiminnan käyttötapauskuvaukset (BUC)

Jokaiselle EESSI:ssä mukana olevalle sosiaaliturvan sektorille on määritelty sähköisen tietojen vaihdon aloittavat liiketoiminnan käyttötapauskuvaukset eli BUC:t. BUC tulee sanoista Business Use Case.

BUC:ssa on useita sähköisiä asiakirjoja eli SED:jä. SED tulee sanoista Structured Electronic Document.

BUC sisältää liiketoimintasääntöjä yksittäisen tapauksen (esimerkiksi eläkehakemuksen) hoitamiseksi. BUC:ssa on kuvattu esimerkiksi mitä

  • prosesseja ja SED:jä BUC sisältää
  • missä järjestyksessä SED:jä tulee lähettää
  • kuka toimii lähettäjänä ja
  • kuka toimii vastaanottajana.

Tarkemmat tiedot

BUC:eissa käytetään termejä: EESSI-asian omistaja (Case Owner, CO) ja EESSI-asian vastapuoli (Counter Party, CP).

BUC voi olla

  • sektorikohtainen
  • hallinnollinen tai
  • horisontaalinen.

Rakenteiset sähköiset asiakirjat (SED)

SED on sähköinen rakenteinen asiakirja, joka sisältää tietoja henkilön sosiaaliturva-asian käsittelyä varten EU-maissa. Työeläkejärjestemässä käytettäviä SED:jä ovat esimerkiksi

  • vanhuuseläkehakemus P2000
  • perhe-eläkehakemus P2100
  • työkyvyttömyyseläkehakemus P2200
  • vakuutushistoriaa koskeva ilmoitus P4000
  • vakuutus-/asumiskaudet P5000
  • eläkepäätös P6000
  • ilmoitus eläkepäätösten yhteenvedosta P7000.

EESSI:in liittyvä siirtymäaika

EU-maissa on yli 10 000 sosiaaliturvalaitosta, joiden on tarkoitus kytkeytyä EESSI-järjestelmään kahden vuoden pituisen siirtymäajan kuluessa. Siirtymäaika alkoi kesällä 2017 ja tavoitteena on ollut, että EESSI-järjestelmää aletaan käyttää kaikissa EU:n jäsenmaissa heinäkuussa 2019.

Käytännössä EU-maiden siirtyminen EESSI-järjestelmään tapahtuu vaiheittain. Koska kaikki EU-maat eivät liity samaan aikaan EESSI-järjestelmään, osa maista vaihtaa tietoja paperisia E-lomakkeita käyttäen vielä jonkin aikaa.

Hallintotoimikunnan kesäkuussa 2019 hyväksytyssä päätöksessä E7 on todettu, että EU-maiden on pakko siirtyä EESSI-järjestelmään viimeisään BUC-kohtaisessa määräajassa. Kun tietyssä BUC:ssa 80 % EU-maista on EESSI:n tuotannossa, muidenkin tulee siirtyä tuotantoon seuraavan 6 kuukauden sisällä tai tulee löytää muu kansallinen tapa koordinoidusti lähettää ja vastaanottaa SED:jä kyseisen BUC:n sisällä.

Suomessa on siirrytty käyttämään EESSI-järjestelmää vähitellen vuoden 2020 aikana ja työeläkejärjestemässä syksyllä 2020.

Eurooppalaisten sosiaaliturvalaitosten hakemisto

Sähköistä tietojen vaihtoa varten on luotu eurooppalaisten sosiaaliturvalaitosten hakemisto (Institution Repository, IR). Laitoshakemisto sisältää kansalliset laitokset (julkiset ja yksityiset) terveydenhuollon, eläkkeiden, työttömyyden ja perhe-etuuksien aloilta.

Laitoshakemisto sisältää EESSI:ssä toimivien laitosten ja yhteyspisteiden tarvittavat tiedot liiketoiminnan ja viestinvälityksen tarpeisiin. Laitoshakemisto sisältää mm. tiedon kunkin laitoksen käsittelemistä BUC:eista ja rooleista (EESSI-asian omistaja tai EESSI-asian vastapuoli) BUC:eissa. Jotta laitos voi vaihtaa tietoja EESSI:ssä, tulee sen tiedot olla tässä laitoshakemistossa.

Laitoshakemisto on julkinen ja yleisölle avoin. Kansalaiset voivat hakea sosiaaliturvalaitosten tietoja julkisen käyttöliittymän avulla (Public Access Interface, PAI). Hakemistoa voi selata maittain ja sieltä voi hakea tietoja eri hakukriteereillä.

EESSI:in on luotu myös sosiaaliturvalaitosten käsittelijöitä varten oma käyttöliittymä laitoshakemistosta (Clerk Access Interface, CAI), jotta asian käsittelijä pystyy löytämään asiaa hoitavan laitoksen toisesta EU-maasta. Myös CAI on julkinen ja yleisölle avoin.

Esitettävät asiakirjat (Portable Document, PD)

EESSI-järjestelmän ulkopuolella on myös yhteisesti EU:ssa vahvistettuja asiakirjoja, jotka eivät ole sähköisessä muodossa. Joissakin tapauksissa tietoja annetaan kansalaisille ns. esitettävän asiakirjan eli PD-asiakirjan muodossa.

PD-asiakirjoja ovat muun muassa sovellettavaa sosiaaliturvalainsäädäntöä osoittava A1-todistus ja päätösten yhteenveto P1. Yksi PD-asiakirja on eurooppalainen sairaanhoitokortti. Korttia lukuun ottamatta PD-asiakirjat ovat paperilomakkeita.